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出版社ERP系统财务管理设计模式新探

2015-06-29 来源:中国新闻出版报

  □陈惠英

  为了解决传统ERP系统存在的财务管理上的问题,近年来,不少出版社进行了积极探索。厦门大学出版社自主研发的出版社ERP系统南强出版管理系统(以下简称南强系统),在设计时做了一些探索,并取得了良好效果。该系统采用自己特有的出版社业务流程管理和财务管理作为并行管理主轴的设计模式,将图书编、印、发各环节流程均纳入管理,同时管理这些流程中产生的各项成本、往来账等,通过财务管理又反过来规范业务流程,并做到按印次管理单本书的成本和利润。在业务流程设置上,在规范管理的前提下,尽量压缩需要操作的流程,由系统自己分解流程,提取相关数据。

  采用这种模式设计,在日常管理上产生了立竿见影的效果,使出版社的业务流程更科学,效率更高,管理更到位,在财务管理上更严谨,同时减轻了财务人员的工作量。系统的财务数据基本上来源于业务流程中相关数据的自动采集,只有极少量的财务数据需要手工录入。这样,在实际的ERP系统应用中,既降低了员工操作ERP系统的难度和心理压力,也减轻了很多工作量,并且采集的财务数据能更真实反映实际业务中发生的往来账。采用业务和财务并行管理的模式后,业务流程管理更加规范,财务管理则更适应实际业务需要,基本解决了传统ERP系统财务管理碰到的诸多问题。

  有效监管在途图书

  对于一般的发行人员来说,出版物批销出库后,就认定为“销售”了。然而从行业规则和会计角度来看,该出版物所有权上的主要风险和报酬并没有转移,没接收到代销客户的对账清单之前,这批出版物的所有权始终归出版社所有,仍是出版社的资产。对这些“在途”的库存图书(财务账上记为“发出商品”),出版社发行部门和财务部门应如何来管理呢?

  虽然在途图书在会计核算上仍属于存货,但由于其特殊性,除了财务部门参照往来账的方法分印次分别记录外,客户信息、在途数量、实洋、代销时间、有无约定结算周期等信息最好也能得到详细记载。发出图书的管理复杂且变动频繁,加大了财务人员的工作量。

  因此,在途图书的管理很大程度上依赖于发行部门的配合。发行部门应明确代销要求、结算周期和折扣、退货比例等,及时核实在途信息,改变以往批销出库后就只管收款销账的思想。

  南强系统以发行业务流程管理为主管理在途图书,真实记录图书发货明细,结合客户管理中的账期设置,系统会自动提示应回款日期,对于所有未结算的在途图书作财务监管。这样,在途图书的数量、去向清楚,财务可以作监督,系统库存体现的是实际库存,不会引起工作上的混乱。

  缩短成本归集周期

  如果仅从发行库存来说,只要有系统支撑,相关的业务数据录入准确,就能进行库存图书的出入库数量统计。但从会计角度看,库存图书核算的不仅是数量,还要有相应的金额,即入库成本,那么成本归集就是影响入库的一个难题。

  在实际中,出版行业的现状是图书成本结算周期长,往往发行仓库已经入库、销售,甚至卖空了,图书成本费用依然没完全归集完毕,从而造成图书已经形成销售却没有与之完全匹配的销售成本,这对按照实际成本法核算的出版单位来说是个难题。虽然《新闻出版业会计核算办法》引入“应计生产成本”科目,使财务人员能及时运用应计方法,计提当期完工产品的成本,但又面临计提的依据、计提的方法等问题。而且计提毕竟是预估,日后结算实际成本时难免还要调整预提的误差等问题,况且出版行业库存图书种类繁多,成本复杂,各种业务单据分散在各业务部门。财务部门应计时,需要投入很大人力,还要依赖各部门间的协作才能收集到相关凭据。这就需要一个实用的系统来支撑此项工作。

  南强系统对每个版印次的图书进行全流程控制管理。从签订合同、申报选题、申请书号、审稿、编辑、校对、排版、装帧设计到印数审批、印刷入库、销售出库、对账回款等各个流程进行实时监督管理。各流程所发生的成本费用也能准确得到估算,为图书成本管理提供了极大帮助,从而缩短了图书成本归集周期,解决了入库滞后的问题,由此进一步开发出图书成本预算模块。有了完善的全流程成本管理,系统即可自动计算印制费用。对图书成本的更准确估算,有助于出版社更好地掌握是否发印和印多少等问题,使得决策更具准确性和时效性。同时,也能解决各业务部门与各提供业务服务的外单位对账结算的问题。

  解决奖金核算难题

  每到年底,出版社财务人员最头疼的问题莫过于各业务部门人员的奖金计算。南强系统在这方面首先解决了一个来款及时确认的问题。来款问题得到解决,是做好发行人员和编辑人员奖金核算的前提条件。该系统通过导入银行来款,并对每笔来款与送货单或发票单进行关联,同时记录来款的时间。这样,可以统计任一时间段的回款情况,解决了财务和考核对时间点不同规定的问题。通过这种设计,财务和社内的考核都可从系统中得到真实的数据。对于其他业务部门的奖金核算,根据其考核办法,该系统设计了相应的计算模块,解决了以往手工抄录计奖繁琐的问题,还可以自由选择时间段,不会重复或漏算。

  此外,对有些未实际入库、需要从印刷厂直接发货的图书,南强系统专设了配送功能。开配送单不需校验图书的库存,配送单审批流程完成后,系统自动增加图书入库、入库财务记账、出库财务记账等流程,大大简化了相关环节。配送单设计能解决以往该流程系统数据缺失的问题,方便日后各部门人员查询。

(作者单位:厦门大学出版社)






























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