【摘 要】［目的］探索期刊集约化发展新模式，解决编务工作流程繁琐、工作量大、高强度、单调机械重复劳动等问题，实现编务工作整合。［方法］采用实地参观、现场交谈及电话访问等方式对38种医药学期刊编务工作进行调研，结合编务工作中实际操作层面的共性问题，设计作者信息数据表和打印模板，利用Python编程推进编务工作的有效整合。［结果］基于作者填写的信息数据批量生成对接期刊合作银行、编辑部财务、快递公司等部门的信息表单，并根据编务个性化需求实现邮寄信息表单的自动打印功能。［结论］期刊编辑部工作整合应充分发挥信息化在期刊发展中的赋能作用，编务工作应最大限度地集成优势、统筹共性事务，以保证整个出版工作的有效开展。
【关键词】编务工作；Python；编程；集约化；信息表单；模板
随着信息化全域赋能，期刊竞争态势日益激烈。传统的期刊工作理念和方式已经不适应时代的发展，如何以网络化、数字化为依托，加快期刊各种共性业务、资源要素的整合和融合，是期刊集约化发展必须要面对的现实问题。《中国科技期刊发展蓝皮书（2019）》中也明确提出了推进期刊集约化发展的建议[1，2，3]。
在期刊集约化发展的背景下，编务工作作为出版管理中的一项重要的基础性工作，编辑部可以根据其工作特点，尝试对编务工作进行集约化改革[4]。目前，由于计算机技术、大数据、人工智能等已渗透到期刊编辑及出版领域，编务的工作环境也随之改变，编辑部积极探索运用新的数字、网络技术做好期刊编务工作[5]。李庚等[6]针对编务工作的主要内容，提出通过制作版面费和录用通知二合一的Word模板及创建期刊QQ群等方式来提高编务工作效率。孟美任等[4]通过对编务工作的需求进行分析，设计作者信息模块，利用VBA编程实现编务工作整合。李红等[7]以《太原理工大学学报（社会科学版）》为例，在编务统计作者、审稿专家、编委会成员信息和财务、编校相关的数据工作中引入Excel表格，并结合实际工作中的具体事例，介绍提高编务统计工作效率的办法。总体上，这些解决方法主要是通过社交媒体与作者进行文件传输，但因采集作者信息的渠道不同（不同媒介形式），存在人工统计量大、出错率高的弊端；或者借助Visual Basic宏语言的实现方式，但这往往需要手动更新文件并且其安装和引用稍显繁琐，例如安装时需要在Excel中手动引入加载项，特别是Word启动加载项必须放到默认路径或调整为默认路径，否则每次打开都得重新启用，增加了操作步骤，提高了操作复杂度；或者利用Excel软件的优势来实现编务工作中信息和数据的统计，但对于统计中出现的重复信息和数据项目如何快速处理并未报道。可见，目前还未找到能够快捷、精准地实现编务工作整合的方式。
鉴于此，本研究拟从调查编务工作中存在的问题入手，通过调研结果分析，设计作者信息数据表，基于该表格的数据，利用代码可读性、简洁性较高的Python编程生成对接期刊合作银行、编辑部财务、快递公司（菜鸟裹裹等快递应用软件）的信息表单，并根据编务个性化需求（如不同打印介质、打印字体大小、位置、间距等），通过其程序制作相应模板实现自动打印功能，旨在运用计算机技术，统筹编务共性事务，积极推进编辑部的资源整合。本研究设计的程序不仅可供编务直接使用或者与同种计算机编程语言开发的期刊采编系统进行对接作为其增强模块，而且程序代码中“项目”参数均可按需修改。研究成果能满足期刊编务的基础性工作需求，具有实际的应用价值，可为期刊工作的优化整合提供参考。
1 概念界定和研究方法
1.1 编务工作的界定
编务工作在整个出版流程中处于至关重要的始动环节，它贯穿、服务于编辑出版活动的全过程，且其工作质量直接影响期刊运作效率与出版质量，因此，编务工作是期刊编辑部工作中一个不可或缺的组成部分[6]。研究者对于编务工作的界定不尽一致。李红等[7]认为编务工作是指编辑的事务性工作，其职责包括组织编辑工作各项计划的制定、实施，涉及编辑流程的制定、书号申请、合同管理、版权和信息归集等。熊远培[8]认为编务工作总揽出版活动的行政杂务，包括稿件登记、审稿意见反馈、版面设计、图稿编排、定稿印刷、出版发行、审稿费发放、资料管理等，以及协助编辑部领导制定期刊未来战略规划及发展目标，参与部门重要决策的制定，并针对当前期刊存在的问题提出可行性建议。本研究对编务工作的界定是既要处理行政、出版事务，又要肩负组织管理、印制监督、市场开发、公关协调、文案策划、档案保管等职能的综合性业务工作，包括作者信息登记，样刊邮寄，合同、流程文件梳理递送等。
1.2 研究方法及样本选择
本研究为尽量减少选择偏倚，调研对象设为同一医药学领域的期刊，而且笔者在调查前与每种医药学期刊编辑部联系，对了解编辑部相关编务工作的专职编务或兼职编务进行一对一调查，通过电话、移动媒体及编辑部、出版社实地参观访问、现场交谈等方式对其进行调研，使调查具有代表性、准确性、科学性。调研内容包括受访人员的年龄、学历、专业、毕业时间、职称、任职时间、任职要求、岗位职责内容等情况。笔者从重庆市医药学期刊（共25种，21种中文期刊和4种英文期刊）和华西医学期刊出版社出版期刊（共13种，9种中文期刊和4种英文期刊）的实际情况出发，对编务工作的整个流程进行调查分析。本次调研对象共包括38种期刊，包括重庆市医药学期刊——《重庆医科大学学报》《第三军医大学学报》《重庆医学》《国际检验医学杂志》《检验医学与临床》《现代医药卫生》《保健医学研究与实践》《创伤外科杂志》《局解手术学杂志》《临床超声医学杂志》《免疫学杂志》《儿科药学杂志》《中国药房》《中国药业》《中国中医急症》《中华肝脏病杂志》《中华内分泌外科杂志》《中华烧伤杂志》《中华消化外科杂志》《实用中医药杂志》《中华创伤杂志》、Burns & Trauma、Chinese Journal of Traumatology、Genes & Diseases、Journal of Clinical and Translational Hepatology和华西医学期刊出版社出版期刊——《华西医学》《癫痫杂志》《生物医学工程学杂志》《中华眼底病杂志》《中国呼吸与危重监护杂志》《中国普外基础与临床杂志》《中国修复重建外科杂志》《中国胸心血管外科临床杂志》《中国循证医学杂志》、Signal Transduction and Targeted Therapy、Journal of Evidence-Based Medicine、Precision Clinical Medicine、Acta Epileptologica，其中Journal of Evidence-Based Medicine无印刷版。
2 结果分析
要探索快速、精准地实现编务工作整合的方法，就必须深入了解当前编务工作的现状，明确编务工作科学化的制约因素，找到编务工作整合的切入点。
2.1 编务工作的基本现状
目前，医药学期刊编辑部、出版社一般只设1名专职编务，或者不设置专职编务岗位而由编辑兼职编务，这就造成编辑部、出版社中编务人员配置过少。调研中发现一些编辑部、出版社的编辑与编务人数相差大，例如华西医学期刊出版社负责13种医学科技期刊的编辑出版管理工作，其中编辑41名，专职编务仅1名。重庆市医药学期刊中：《第三军医大学学报》编辑7名，专职编务1名；《中国药房》编辑13名，专职编务1名；《重庆医学》编辑9名，专职编务1名；《国际检验医学杂志》编辑9名，专职编务1名；《检验医学与临床》编辑8名，专职编务1名；《现代医药卫生》编辑7名，专职编务1名；《中国药业》编辑6名，专职编务1名；《局解手术学杂志》编辑6名，无专职编务，编辑兼任编务；《中华消化外科杂志》编辑6名，专职编务1名；《儿科药学杂志》编辑5名，无专职编务，编辑兼任编务；《保健医学研究与实践》编辑5名，专职编务1名；《重庆医科大学学报》编辑3名，编务由重庆医科大学期刊社下属的1名办公室人员担任；《中华内分泌外科杂志》编辑3名，专职编务1名；Chinese Journal of Traumatology编辑3名，无专职编务，编辑兼任编务；《中华创伤杂志》编辑3名，专职编务1名；还有一些编辑部整体人员过少，只有2名编辑，编辑兼职编务工作。
由于编务工作贯穿于编辑部各项工作的每个环节，86%的编务反映工作流程繁琐、工作强度较大，采集和处理信息时大部分依赖手工操作，复制粘贴等单调且重复性劳动较多，容易产生职业倦怠感，缺乏创新感。尤其对于编辑兼职编务，需要承受体力和精力的双重损耗，再加上编辑部资金分配及支持力度等因素，久而久之，编辑的工作热情会被消磨殆尽，这不仅影响编辑工作的主动性，也不利于编辑部工作的有效开展。除此之外，调研对象中虽有92%的编辑部、出版社启用期刊采编系统，但因其主要涵盖收稿、审稿环节，缺少编务工作的功能属性，导致编务人员仍未完全摆脱传统的工作理念和工作模式。从以上现状可以看出，编务工作的数字化亟待加强，编辑部对编务工作的制度化、规范化建设尚不完善，需要结合编务工作实际情况量体裁衣，才能保障整个出版工作的有效开展。
2.2 编务工作存在的主要问题
现阶段大多编辑部或出版社还沿袭传统编务工作方式，特别在编务系统数字化、信息化及资源整合方面存在很多不足。而编务工作集约化管理是期刊集约化发展的基础，调研过程中弄清编务工作存在的主要问题，对于编务工作整合的探索极为关键。
2.2.1 工作流程繁琐
编辑部从编辑到出版再到读者反馈，每一步工作流程都有可能需要编务参与，例如来稿登记造册、稿件分发传递、邮寄样刊、稿费及对外宣传等工作中各种繁琐的流程审批都需要编务来处理。编务人员精力有限，不可能面面俱到，会出现编务申报流程时不够仔细，导致内容错误或者编辑部事务管理不到位等问题。
2.2.2 编务与作者之间的互联互通较差
在现行的编务工作模式下获取信息的方式主要靠询问，虽可通过社交媒介如微信、QQ等工具进行文件传输，但存在信息反馈不及时、沟通不充分等问题，某一个环节疏忽或是被其他信息覆盖都会出现信息获取失败；另外，作者投稿时填写的信息数据如果不完整或当稿件录用时作者信息未及时更新（例如学生毕业，邮寄地址已变更），需要编务借助不同渠道（不同媒介形式）重新收集作者的信息，但该信息较为零散，后续靠人工录入、整理时出错概率大、效率较低。
2.2.3 对接各部门的信息表单整理不便
编务工作中需要填写对接期刊合作银行、编辑部财务、快递公司、印刷厂等部门各式各样的信息表单，虽然各信息表单有重复的项目，但这些部门之间的数据不能共享，编务需要针对不同部门要求进行数据的重复录入（每期杂志均需要录入），编务往往采用复制粘贴、人工录入、手写的方式，费时费力、出错概率较高，若复制粘贴信息错误进行返工，还会造成编辑部经济损失，例如提交财务部门的信息表单数据粘贴错误导致开错发票等问题，直接会对编辑部成本核算结果造成影响。而且，采用上述工作方式会导致信息处理速度慢，例如各部门临时提出的信息表单修改内容和要求不能快速回应、高效执行。
2.2.4 采编系统功能不完善
目前，重庆市医药学期刊、华西医学期刊出版社大多有自己的期刊采编系统，如勤云远程稿件处理系统、北京玛格泰克系统、西安三才期刊采编系统或“腾云”期刊协同采编系统（知网版），这些平台大多由第三方机构一次性开发后并通过收取一定服务费的方式进行平台后期维护，并定期收集各编辑部、出版社使用意见后对系统进行优化、扩展。鉴于编辑部成本核算，无法随时在采编系统的编务模块中开发新的功能模块来适应编辑部的新需求。例如大多快递公司使用菜鸟裹裹、快递100等应用软件，能够提供自动打印、开票服务、查询快递信息等功能，省时高效，但有些编辑部因内部体制机制的限制等，无法独立开发票，所以目前该类软件还未与各种采编系统进行对接来实现功能扩展。
2.2.5 样刊和（或）发票的邮寄仍沿用传统手工方式
（1）对于出版周期长、载文量少的期刊，编务常采用最原始的方式手写作者信息并人工封装样刊和（或）发票，再由快递员上门取件寄发快递，然后编务手动录入作者样刊和（或）发票的快递单号至采编系统。
（2）为节约部门开支，一些编务将每期的作者信息数据从采编系统下载后将其复制粘贴至Word文档，要么选择手动打印作者信息至A4纸或快递单上，然后把它们粘贴至编务手动封装好的快递【样刊和（或）发票】文件袋上，要么选择直接将其打印至含有发票的信封上，最后统一由快递员上门取件寄发快递。
（3）还有一些编辑部、出版社将作者的邮寄信息批量发送给快递公司，快递员将打印好的快递单再转交给编务，虽然节约了打印时间，但后续还需编务将快递单号手动录入到采编系统中。除此之外，当编辑部、出版社遇到需要单独邮寄样刊和（或）发票的作者时，均会采用复制粘贴的方式手动打印邮寄信息。
从以上调研发现的编务工作存在的主要问题中，总结出编务工作中实际操作层面的共性问题，如采编系统尚未完善，编务仍沿袭传统的工作方式，通过不同媒介形式重新收集录稿前的作者信息数据并手动录入的工作模式，过分依赖Excel复制粘贴功能来制作对接各部门的信息表单，样刊和（或）发票等邮寄信息的查询、打印仍靠编务手动操作或人工手写邮寄信息，无法完成其信息的自动打印等。该类问题已成为出版工作有效开展的主要制约因素，关乎编务能否适应信息化和大数据时代发展的需要，因此编辑部亟须改变传统工作模式、完善编务信息采集系统以保障编务工作高效有序开展。
3 解决方案
解决编务工作中存在的这些实际操作层面的共性问题，必须立足于以数字化和网络化为技术依托的期刊集约化发展中对编务提出的新要求，不断创新工作思路，优化工作流程、路径，着力探索编务工作整合新模式。为此，本研究着眼于编务工作的实际需求，结合编务工作中存在的实际操作层面的共性问题，设计稿件录用后用于对接各部门且只涵盖必填项的作者信息数据表，利用Python编程生成对接不同部门的作者信息表单，并根据编务个性化需求通过其程序制作相应模板实现自动打印功能，多措并举积极推进编务工作的有效整合。传统编务工作流程与本研究提出的编务工作流程对比见图1。
（a）传统编务工作流程
（b）本研究提出的编务工作流程
图1 编务工作流程对比
3.1 设计作者信息数据表
根据编务工作流程中需要对接的期刊合作银行、编辑部财务、快递公司等部门所提供的相应表格的必填项来设计作者信息数据表，见图2。作者信息数据表（文件格式：xls或xlsx）包括稿件信息、发票信息、稿酬信息、邮寄信息、备注5个项目。从图2可以看到，各部门提供的必填项中电子邮箱、稿号、第一作者、手机号重复出现，通过Python编程技术（后台自动抓取重复信息项）进行简化，如图3所示。后台自动抓取重复信息项代码如图4所示。
图2 简化前作者信息数据表
图3 简化后作者信息数据表
图4 后台自动抓取重复信息项代码
编务只须在稿件录用后将设计好的作者信息数据表与录用通知、版权协议书等一同通过采编系统发送给作者。作者将其填好后，再与版权协议书等上传至采编系统。
3.2 利用Python编程生成对接各部门的作者信息表单
编务从采编系统中批量下载当期论文的作者信息数据表，将其解压后拖入Python编程的应用程序中，即可实现自动批量生成对接各部门的作者信息表单，从而避免人工手动复制粘贴造成的错误，提高编务工作效率。各部门作者信息表单自动生成的程序界面如图5所示。Python编程的应用程序代码如图6所示。
图5 各部门作者信息表单自动生成的程序界面
图6 Python编程的应用程序代码
3.3 邮寄信息自动打印与查询
针对一些编辑部编务需要手动打印邮寄信息至A4纸、信封或快递单上的问题，可通过编程技术制作应用程序来实现邮寄信息的自动打印。首先制作如图7所示的打印模板，与作者的邮寄信息表单项目一致，共设置3个信息项，编辑部可根据其个性化需求自行调整打印模板中字体大小、格式、位置等；然后将生成的邮寄信息表单与打印模板放入同一文件夹内；最后通过该应用程序查找该文件夹路径，即可实现邮寄信息表单的自动打印，如图8所示。另外，对于不需要编务自主打印邮寄信息的编辑部，只需借助快递软件接口对接的方式将其集成到采编系统中，然后将快递公司提供的快递单Excel文件通过后台上传至采编系统，即可实现采编系统的快递查询功能，以快递软件“快递100”为例，对接规则见链接https://www.kuaidi100.com/openapi/api_jump.shtml，采用URL嵌入式查询，其代码如图9所示，编务可直接通过采编系统查询邮寄信息，无须手动录入快递单号。
图7 打印模板
图8 自动打印程序界面
图9 URL嵌入式查询代码
4 实现的难点
（1）信息抓取技术。通过Python编程对作者信息数据表中重复信息项进行自动抓取，尽可能简化图2所示的信息项，要保证编务工作中对接各部门的作者信息数据表结构清晰、简单易用。编程后台需要通过Python的tkinter模块设计用户界面，通过xlrd、xlwt、xlutils等模块实现作者信息数据的采集。（2）自动生成信息表单技术。该应用程序运行时，GUI操作界面在前台运行，后台需要根据不同的稿件信息、发票信息、稿酬信息、邮寄信息、备注5个项目进行信息抓取运行，同时将不同作者的信息组合到每一个信息表单项目中。（3）自动打印技术。根据图5所示的打印模板中字符占位，后台需要进行Excel文件的信息抓取和替换并连接打印库，调用打印机对话框，实现Excel文件的自动打印功能。
5 结语
编务工作整合是顺应期刊发展趋势的必然选择，期刊编辑部工作整合应充分发挥信息化在期刊发展中的赋能作用，通过信息技术等手段促进不同编辑部间资源的整合与创新，编务应主动适应信息时代发展新常态，最大限度地集成优势、统筹共性事务，全面提升工作的有效性，以保证整个出版工作的有效开展[9，10]。
本研究基于作者信息数据表并利用Python编程生成对接不同部门的信息表单来实现其信息的自动打印功能，旨在编务工作中发挥计算机技术的优势，统筹兼顾，创新思路，积极推进编辑部的资源整合。与同类研究相比，本研究的特色在于以计算机编程作为切入点，从围绕作者为中心的实际操作层面探讨编务工作整合的问题，轻量级的程序设计具有操作简单、可按需修改程序代码中“项目”参数的特点，而且使得作者信息数据的收集更加规范化，无需后期再通过不同渠道（不同媒介形式）重新收集数据并手动录入，避免了人工操作失误造成的错误，提高了编务工作效率，为编务工作的开展提供了数据支撑和信息保障。本研究成果目前已在个别期刊中进行了短期试用，编务反馈该程序可满足期刊编务的基础性工作需求，解决了作者信息陈旧、沟通滞后等问题，摆脱了对重复性强且易出错的“复制粘贴”的依赖。本研究也存在一些不足之处，例如样本量较少，仅调研重庆市医药学期刊编辑部、华西医学期刊出版社的编务工作情况，以及该应用程序尚不能嵌入到所有计算机编程语言开发的期刊采编系统中，而且目前主要是基于作者角度进行编务工作的整合研究。后期将进一步扩大调查范围、扩充样本量、代码优化重构和程序升级，以期能够服务于更多种类的期刊编务及作者、读者、审稿人等人群，从而为编务工作全面整合提供更加实用的参考，并为集约化办刊提供更加丰富的视角，以实现期刊发展的新跨越。
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