【作 者】白洁：《能源与节能》编辑部
【摘 要】随着社会经济的快速发展，新技术逐渐增多，期刊出版方式也发生了些许变化。数字化技术的应用使得期刊编务工作也发生了变化，对编务的职业技能和从业素养提出了更高的要求。出版“新常态”下，对编务的要求发生了变化，从传统的做好服务性工作向编辑出版通用型人才转化，需要的是掌握更多知识的复合型人才。以编务基本职责为切入点，从常态化编务工作和新时代编务工作的变化等方面入手，阐述编务工作在学术期刊工作中所发挥的作用，以促进行业编务工作的高质量发展，为学术期刊的发展提供助力。
【关键词】学术期刊；编务；基本职责；新认知
在科学技术飞速发展的大背景下，学术期刊不仅是简简单单传递新知的载体，更是对时代新变化的记录。而学术期刊出版工作中涉及到的人员和工种较多，其中最基础也是最重要的就是编务这一工作，它贯穿整个编辑工作。有人说过，学术期刊编辑是“以自己的努力，借别人的作品为世界留下一丝痕迹”。编务工作何尝不是呢？看似简单、日复一日重复工作的背后，是各种能力的集中体现，需要全方位考虑问题，从全局出发，所谓“不谋全局者，不足谋一域”。
1 编务的基本概念
顾名思义，编务，就是为编撰成书服务的一切事务性工作。《实用出版词典》对“编务”一词的解释是，“指编辑部门的行政事务工作，也指从事编务工作的人员。”笔者就是从编务工作做起，通过编务工作实践，一步一步熟悉编辑部工作流程，熟悉编辑部的每一个工作环节，而且编务、编辑工作不可能完全区分开来，它们之间是紧密联系的。
2 对编务工作的传统认知
从传统意义上讲，人们认为学术期刊编务工作主要包括以下内容：
1）新稿的初审、查重和登记；2）稿件的送审；3）录用通知的发放；4）版面费的支付通知及收缴工作，并及时将款项与财务部门核对，做到账务明晰；5）发票的邮寄；6）审回稿的处理和退修；7）各种渠道对稿件的查询；8）样刊的邮寄以及各渠道的征订；9）接受作者咨询，为作者提供服务；10）完成编辑部交办的其他工作（包括对稿件的审核、编辑、校对）。
基于传统认知，编务人员往往给人一个“打杂”“跑腿”的印象，即事务性工作多，主动创新的工作少，工作特点是庞杂、琐碎、事无巨细。但是，在实际工作中，编务工作的范围要相对宽泛许多，是接触面最广的一个工种，涉及许多业务流程，是一种外向型的工作，所以，编务要优化、细化工作流程，为编辑提供更直接、更有效率的服务，让编务工作最大化地呈现出效果。从前人们常说，能够全面动用嘴巴、手脚、头脑的人，就是一流的编务。
3 新时代对编务工作的新认知
传统媒体与新媒体的融合发展，对学术期刊编务提出了更高的要求，要求编务人员要与时俱进，不断改善工作流程，用科学的方式高效率、高质量完成工作。新时代，对编务的要求是，要成为通用型和复合型人才，即要具备学术能力，在工作中不断学习新知识，对新知识有一定的敏感度；沟通能力，与读者、作者、审稿人进行多方互动，建立畅通的信息沟通渠道；大数据运用能力，在大数据全面覆盖的时代，期刊要想获取更多的流量红利，就要综合各方面信息，科学分析。新时代编务，不仅是简单地收发稿件，要在处理稿件的同时通过自己的工作提高期刊的影响因子和被引频次，获得流量红利，还要在与作者沟通交流的过程中为编辑部建立一个简单但内容完善的作者数据库。而要想在编务工作中搜集信息建立自己的作者数据库，就要努力建立一个“VIP”系统，不仅要为作者提供VIP式的服务，还要为他们提供有价值、创新性的指导或帮助，从而达到最终的目的。而这里所说的“VIP”系统，即指Valiue（价值）、Innovation（创新）、Purpose（目的），根据价值性、创新性、达到行业内的效果来建立完善的数据库。
因为学术期刊具有连续性、创新性、时效性和复杂性的特点，所以，学术期刊的编务除了具有事务性、服务性等一般特点外，还要具备专业的学术能力，与作者、读者、审稿人沟通的能力，运用大数据创新的能力，即具有创造性、专业性、协调性的特点，这也在一定程度上对应了“创意、策划、人际关系”3个方面，下面将从这3个方面进行阐述。
3.1 创意
对于学术期刊编务来讲，收到稿件后，从某种程度讲，可以将自己看作初审者。学术期刊的“创意”，是指对别人“创意”的认可度，收到稿件后，对作者文章内容、阐明主旨的把控，也就是编务收到稿件后，编辑初审稿件时，不仅要简单地对稿件查重，还要对作者文稿内容进行综合判断，最基本的就是看其是否符合本刊的收稿范围，而文章要符合本刊大致要求，要做到以下3点：
1）写得通顺吗？能吸引同行的眼球吗？这也就是要在一定程度上判断作者思维的活跃性，文章内容的求异性。
2）容易阅读吗？能够让人了解吗？即将枯燥的内容“故事化”，让人能够读懂，还能够有效说明问题。
3）字里行间有透露作者的心声和真实的一面吗？是否与实际工作相结合，不是虚无不实、未经求证的内容。
虽然学术期刊与科普期刊有些许不同，但对于学术期刊来说，“创意”也是十分重要的。对于笔者所在编辑部来说，在期刊发展的大方向确定后，要想向核心期刊靠近，就要明确期刊定位、细分、找差异、定特色、找特邀学科编辑、建栏目、建用户群、构建信息反馈系统等。在日常工作和学习中，编务也要关注最前沿的科技新闻，行业动态，抓住行业内最新的词汇和发展大方向，在与作者电话或邮件等其他方式沟通时去推广、介绍、约稿，不能让稿源建设停留在“计划经济”思维阶段，坐等来稿，不能让学术期刊变为满足作者发文需要的“发表市场”，而是要想办法让期刊变为基于读者需求的“价值市场”。随着市场竞争的加剧，期刊数量的增长，特别是国际出版商对中国学术资源的掠夺，“好稿源紧张，好稿投好刊，好刊更好，差刊缺好稿，差刊更差”的马太效应已成为怪圈，所以各期刊要主动出击，积极答疑。在日常工作中，会有很多作者打电话到编辑部，询问期刊的投稿要求是什么，而大多的回答都是基本性的，比如字数、版面等，对内容的提及很少，只是告诉作者内容不要泛泛而谈或是给出一个大致的内容方向，但并没有给作者带来启发。因此，编务要融入一线研究，用学到的专业知识去与作者们沟通，引导他们用最新的技术来撰写文章，赋能于他们，赋“创意”于文章，利用文章发表后的高频搜索量来为期刊带来更多的流量红利。一个新的想法、设计、发明是有时效性的，一段时间过后就有可能被别人推翻或改进，如果能在有限的时间里收到这种具有创新性的稿件，编务人员能及时处理，及时反馈给作者，让这类文章在杂志上出现，就会大大提升杂志的影响力。
3.2 策划
在日常工作中，对编务的要求不再仅仅局限于“勤杂”工作，编务也要具备编辑人员的基本素养，例如写作能力、策划能力、采访能力等，要通过专业学习，研磨个人创意，丰富个人策划。在文章审稿阶段，要保证所收稿件满足阅读需求和当前产业学科发展热点、焦点问题的提炼，使文章主题鲜明、边界清晰、内涵准确、读者界定准确，使期刊作者权威、具有品牌影响力等。
原稿的好坏最后的责任在作者，但是，编辑包括编务也不是完全没有责任。有时作者电话与编辑部沟通，编务必须第一时间做出反应，因为编务没有与其他人商量沟通的时间，那这时考验的就是编务对论文的“策划”能力。原则上，编辑可以反复要求作者改稿，因此，编务在与作者沟通时的言辞必须有说服力，要合理可行，让作者明白编辑所期望的修改方式，并且编务所述内容要让作者认可。在实际工作中，编辑传递修改意见，编务要明确意见，两者必须站在作者的角度去思考对文章的修改：这样的结构可以吗？调换一下章节会不会比较容易阅读。作者是人，编务编辑也是人，二者合得来，才能有实现好内容的可能性。编务要通过自己对整体内容和工作要求的把控，通过自己的沟通，让作者听得懂，看得明。
编务是与作者直接联系的第一人，所以，在审稿阶段，在作者文章修回前，要为其提供可行、有用的意见，帮助他，这就是编务策划能力的体现。编务在与作者沟通时，所说的专业性内容要有意义，经得起学术评论；有话题性，可以期待社会的回响；能够长久作为基础性知识而阅读；新鲜的主题、新颖的切入点，新奇的创意；珍贵的资料；资料、数据翔实。
编务是对外的，代表的是编辑部的形象，只有自己专业耐心地解释，才能让作者感受到编辑部的专业和良好的服务。
3.3 人际关系
编务一天工作中要接许多电话，这时代表的是编辑部与作者进行信息沟通交流，需要编务具备耐心，热情有礼貌地回答对方的问题。这里回答问题时，建议大家不要以个人的口吻回答问题，尽量少用“我怎么怎么样这类的说法，要以编辑部的口吻回答”，以凸显编辑部的专业度。日常工作中，编辑部经常接到被退稿作者的电话，面对作者的质询，编务要耐心地解释，及时回复，用自己的专业让作者能够信服被退稿的理由，能够理解编辑部的做法。假如在这个过程中表现出不耐烦和不友善的态度，势必会影响编辑部的形象，造成作者资源的流失，甚至会影响到既有的读者资源。
编务在与作者长时间的沟通中，要从言语间了解作者的需求，力求做到精准服务。面对作者提出的各种问题，编务就像是医生，而沟通的过程就是诊治患者，如果编务自身的素质不过硬，态度不好，那么即便有时消灭了小小的病菌，作者也有可能对编辑部失去信任，所以，在沟通过程中，编务要站在作者的角度思考问题，找到最优解决办法，做最合适作者的“治疗”。
微信作为时下最流行的即时聊天工具，在编务的工作中也要发挥重要作用。版面费及录用通知邮件中附上编辑部公众号、微信群的二维码，其实大部分作者都是会申请加入的。编务建立一个微信群，在微信群中通知编辑部的各种消息，编辑部有任何活动都可以直接发送微信群中，以免发邮件通知时被当作垃圾邮件处理。建立微信群，编务会减少因为络绎不绝的来电打断工作思路而出现漏稿的情况或其他纰漏，既节省了时间又提高了工作效率。期刊要重视用户服务，做好数据的标准化、挖掘、关联和重组，在“互联网+”的大环境下，充分利用先进技术聚合资源，建立基于科技期刊的、具有数字化性的学术生态。
编务在与作者长时间的沟通中，要获取有用的信息，构建一个属于编辑部自己的专家库，编辑部的作者中有一些高校教师或是一些带项目课题的学者，编务可以通过与他们的沟通，明确他们的研究方向，然后有效地整理资料，将它们储备起来，调动专家参与办刊的积极性，提供针对性服务，获得信任，建立联系，用长远的眼光看待每一个有亮点的研究，以服务于期刊发展。在实际工作中，期刊编辑部要明确，基层工作者是专家库的储备力量。
与此同时，建议学术期刊编务建立定期回访机制，各编辑部现在往往是将杂志交给作者后就结束相关工作，因为大家认为杂志出版就可以了，但并不是。建立定期回访机制，可以让编务及时了解作者论文发表后的情况，以及他们对期刊提出的意见或建议，也可以了解作者现在从事的工作有无变动，研究方向有无变动，有没有最新的研究成果，有没有对论文的最新需求等。编务要在与其沟通的过程中主动选择提供增值服务，最大化利用自身优势，为作者提供最佳体验，从而增强用户黏性。因此，良好的沟通和交流是编务工作的重中之重，编务要高明地将自己所知的事物传递给别人，科学、有效地引导作者也是编务的需具备的能力之一。
4 结束语
科技的快速发展，使得学术期刊编务工作发生了重大的变化，既为其带来巨大的挑战，也为其创新发展带来新的契机。编务不再重复进行基础性“勤杂”工作，而是要将工作重心放在更高的层面，使自己成为复合型人才，为新时代学术期刊发展贡献力量。编务要具有很强的服务性，服务工作是否做得好，不仅取决于编务的基本素养，还取决于编务的服务意识，自身素养过硬，服务意识强，服务态度好，服务质量才高，才能确保编辑部稿件的数量和质量，才能使编辑部的各项工作稳步顺利进行。
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