【摘 要】《Gastroenterology Report》编辑部为加快稿件处理流程,组建了青年学术委员会来初筛稿件。2年多的实践表明,实行青年学术委员会初筛稿件制度,可以极大程度地缩短退稿的处理时间,节约审稿专家资源、节省审稿成本,并激励青年专家参与杂志的工作。
【关键词】建初筛稿件；青年学术委员会；英文医学期刊
在传统的科技期刊出版流程中，同行评议是不可或缺的一部分，也是保证期刊论文质量至关重要的一个环节。但是近年来，科技期刊审稿专家储备不足[1]、知名专家因事务繁忙而常常延迟审稿甚至拒审稿件[2]的情况频现，导致审稿时滞过长、出版周期延长的问题。早在2007年就有编辑提出，科技期刊编辑应在稿件初审阶段加大拒稿力度[3]。然而，随着现代医学研究的不断发展和深入，编辑对许多学术论文中的新观点和新技术的把握远不够专业；尤其对于长期脱离临床或科研一线工作的医学期刊编辑来说，想要精准地把握学术论文的价值更是力不从心。因此，对于把好学术论文的质量关，一线的研究者和临床专家的参与变得不可或缺。《检验医学》曾尝试建立“编委初筛”环节来强化稿件初审工作[4]，《Chinese Journal of Aeronautic》也曾建立编委初审制度[5]，以期缩短稿件的审稿周期、节省审稿专家资源，并提高审稿的效率和质量，均取得一定的成效。青年临床医生和研究者具有饱满激昂的工作热情、沟通方式便利多样、可自由支配时间相对较多的特点[6]。科技期刊若想在保证期刊稿件质量的同时，加快稿件评审速度，建立一支青年专家组成的队伍参与到期刊的稿件审评工作中来，是一种行之有效的途径[7]。
2018年之前，《Gastroenterology Report》（下文简称GR杂志）每年来稿不到100篇。2017年12月GR杂志正式被SCI收录以后，期刊每年来稿量快速增长，按照之前的运作模式和人力条件，难以及时处理完所有稿件。在此情况下，GR杂志借鉴他刊的经验，同时根据本刊的自身特点和办刊条件，组建了“青年学术委员会”，主要负责稿件的初步筛选工作。现结合2年多来GR杂志青年学术委员会在初筛稿件方面取得的成效以及运作经验，作一总结与分析，以进一步改进方式和提高效率，为编辑同行提供参考。
1 青年学术委员会组建
为了便于尽快开展专家初筛稿件的工作，也便于后续工作开展过程中编辑与筛稿专家之间的沟通与交流，GR杂志第一届青年学术委员会的专家遴选，主要从杂志主办单位（中山大学附属第六医院）的青年专家中选择，同时从中山大学其他附属医院的优势专科或国外青年学者中补充部分专家。这些青年学术委员的遴选标准如下：
1）专业技术职称要求在副高以上；
2）具有比较丰富的临床或基础研究工作经验，且在科研活动方面比较活跃；
3）有国外留学的经历；
4）英文读写水平颇高，在知名学术期刊至少发表过5篇英文论文；
5）年龄要求副高在40岁以下，正高在45岁以下；
6）乐意并能保证安排一定的时间参与GR杂志的审稿工作。
根据GR杂志的刊稿范围和来稿构成比，确定若干个细分专业，每个细分专业各选择一位专家作为“Subject Editor”。
编辑部参照上述标准的前5项先确定初步入选名单，然后征求人选对象本人意见（主要是参与GR杂志审稿工作的意愿以及可保证用于审稿工作的时间），得到专家确认之后，将名单提交给主编决定。青年学术委员会成立之初，每位成员都会收到GR杂志主编签发的聘书，聘期3年。参与初筛稿件工作的青年学术委员，编辑部每个月均给予一份固定的劳务补贴（相当于一位专家审评2篇稿件的费用），以资鼓励。
2 青年学术委员会初筛稿件的实施
编辑收到稿件后，先作初步审查。对于符合条件的稿件，编辑通过电子邮件和（或）微信分发给专业对口或专业最密切相关的青年学术委员。青年学术委员收到初筛稿件后，需要提供明确的稿件评估意见（可用中文撰写）。评估的内容主要包括3个方面：1）研究选题的创新性及重要性；2）研究设计的合理性；3）研究方法和结果的可靠性。编辑部要求青年学术委员在3d之内回复评估意见，并给出最终处理建议。
若是初筛建议为“退稿”，需要列出具体的退稿理由；编辑部对于初筛意见有疑问时，会与负责的青年学术委员讨论或要求其作进一步说明，以达成一致的稿件处理意见。若初筛意见为“外审”，则用一两句话简要评价即可；编辑部还鼓励青年学术委员推荐合适的同行评审专家。
另外，对于审稿专家并未建议退稿但指出了较多和（或）较大问题表明质量较差、估计作者难以按照要求修改且达到刊登标准的小部分稿件，负责初筛的青年学术委员还需在2d内复审原稿，并在综合外审专家评审意见的基础上给出稿件的最终处理建议（退稿或退修）。
3 青年学术委员会初筛稿件的效果分析
3.1 初筛稿件的结果
2016年1月一2020年8月，GR杂志收稿情况见表1（仅包括作者自由来稿）。2016年1月一2018年4月，实行青年学术委员会初筛稿件以前，共收到183篇稿件，其中编辑初筛退稿率为13.1% （24/183）；同行评议的稿件中，退稿率为26.4% （42/159） ；总退稿率为36.1% （66/183）。2018年5月一2020年8月，GR杂志实行青年学术委员会进行初筛稿件后，共收到稿件785篇，编辑初筛加上青年学术委员会初筛退稿的数量占总来稿数量的68.3% （536/785）；同行评议的稿件中，退稿率为30.1% （75/249）；总退稿率为77.8% （611/785）。
表1 《Gastroenterology Report》杂志 2016-2020年自由来稿退稿情况
| 年份 | 稿件总数 | 初筛退稿(占比/%) | 同行评议退稿(占比/%) | 同行评议录用稿(占比/%) | 总退稿率/% |
| 2016 | 73 | 3(4.1) | 23(32.9) | 47(67.1) | 35.6 |
| 2017 | 70 | 13(18.6) | 14(24.6) | 43(75.4) | 38.6 |
| 2018 | 178 | 87(48.9) | 29(31.9) | 62(68.1) | 65.2 |
| 2019 | 314 | 214(68.2) | 30(30.0) | 70(70.0) | 77.7 |
| 2020 | 333 | 243(73.0) | 21(23.3) | 69(76.7) | 78.7 |
3.2 初筛稿件的成效
1）缩短低质量稿件的退稿时间。2018年5月以前，GR杂志的来稿，经过同行评议之后再退的稿件，因为编辑部平均审稿时间需要约1.5个月，所以这些稿件的作者通常都会在投稿近2个月之后才能收到退稿函。并且，有些稿件审稿专家的退稿意见仅有简单的一两句话。对于审稿专家初审建议大修、复审后仍然建议退稿的稿件，从投稿到最终退稿的时间甚至长达4一5个月。自GR杂志实行青年学术委员会初筛稿件制度之后，虽然退稿率较高，但在同行评议之前退稿的稿件作者能在2周之内收到退稿函。作者都能对这种快速处理方式表示理解和接受，不曾提出异议。针对初审专家指出诸多问题并建议大修的稿件占比12.0% （9/75），编辑部经与负责初筛的青年学术委员讨论后，评估其刊用可能性不大的，即时做出退稿处理，避免了因修改以及再审的程序耽误作者将稿件另投他刊的时间。并且，退稿信中附有具体的专家意见，有助于作者进一步提高稿件质量。这种做法提升了杂志在作者群中的口碑。
2）节约审稿专家资源，节省办刊成本。2016-2017年，GR杂志每年收到来稿均只有70余篇，发送同行评议的稿件均不超过70篇。在2018年前4个月，GR杂志总共收到来稿40篇，发送同行评议的稿件共32篇；而后8个月共收到来稿138篇，经过编辑和青年学术委员初筛后，79篇质量欠佳的稿件在送同行评议之前已被退稿，仅余下59篇整体质量相对较优的稿件被发送同行评议。2019-2020年，GR杂志收到的来稿数量继续大幅增长，青年学术委员会的初筛退稿率进一步提高，每年发送给同行评议的稿件数量控制在100篇左右。如此，GR杂志审稿专家的审稿任务不至于太重而难以完成，审稿费的支出也能控制在可承担的范围之内。GR编辑部每个月发给每位青年学术委员的补贴，仅相当于一位专家审评2篇稿件的费用；而青年学术委员与编辑一起初筛退掉的稿件，2019年已超过200篇，预计2020年将超过300篇。这减少了审稿费的支出，一定程度地减轻了GR杂志的经济压力。
3）提高录用稿件的整体质量。首先，通过初筛，来稿中大约七成质量相对较差的稿件在发送同行评议之前已退稿，让审稿专家优中选优，有利于提高杂志录用稿件的整体水平。其次，审稿专家收到的稿件都是质量较优的稿件，会对杂志整体水平的评价有所提升，无形中对稿件的刊用标准也相应提高。再者，对于审稿专家认为存在较多或较大问题的稿件，经负责初筛的青年学术委员与编辑再次讨论而将其中小部分稿件退掉，有助于进一步把好杂志录用论文的质量关。经过层层把关和优选，GR杂志近2年的稿件质量明显提高，杂志影响因子也稳步提升（今年已达2.96，预计明年将超过3）。
4）调动青年专家的积极性，促使其积极为GR杂志发展建言献策。青年学术委员会在成立之初，已被赋予“把好稿件质量关，逐步提升杂志水平”的重任。许多青年学术委员在筛稿过程中，会经常就稿件的问题跟编辑沟通交流，提到他们在为其他杂志审稿时发现的问题，也会时常跟编辑提出一些吸引优质稿源、提升稿件质量的建议。GR杂志的一位美国青年学术委员，被我们聘请为Subject Editor之后，除筛稿工作之外，还主动在美国的学者群中为GR杂志约稿，并就其所了解到的学术热点向编辑提供专辑约稿的选题建议。
4 青年学术委员会初筛稿件的问题与改进建议
4.1 需及时沟通调整，兼顾初筛质量与时效
在初筛稿件时，有些青年学术委员一开始将稿件送审标准定得比较低，较高数量的稿件流向了同行评议；同行评议审稿专家评价为较差、建议退稿的比例比较高。编辑及时跟青年学术委员沟通，并将同行评议的专家审稿意见反馈给他们。经过调整适应后，这些青年学术委员在筛稿时把关严格了许多。
另外，虽然我们要求青年学术委员在收稿后3d之内回复初筛意见，一般情况下绝大多数青年专家都能做到及时有效地回复；但是有些专家某段时间之内收到的初筛稿件数量较多，疲于应对，也会有逾期未回复的情况出现。或者，即便专家3d之内回复，但给出的初筛意见只有寥寥数语、说服力不足。编辑部遇到此类情况时，应该给予青年专家们充分的理解，并及时沟通，尽快寻求解决问题的办法。当某个专业领域需要初筛的稿件数量过大时，编辑部应注意做出适当的调整，尽量避免给同一位专家发送过多的初筛稿件。
随着GR杂志每年的来稿数量的增加，青年学术委员初筛稿件的任务也加重。过多的兼职工作负荷，让青年学术委员难以按时完成任务，更难以在有限的时间内保证初筛稿件的质量。因此，接下来GR杂志必须尽快考虑扩充青年学术委员会队伍，吸引更多符合人选要求的青年学者参与初筛工作。另外，在办刊经费可以承担的范围之内，适当提高青年学术委员的补贴，以对他们的工作和贡献表示更大程度的认可。
4.2 借鉴成功经验，优化初筛流程
为了进一步规范初筛流程，确保初筛步骤的高质和高效，在总结前2年经验的基础上，还可以参照其他杂志的成功经验，进一步调研，设计一份“初筛审稿单”[4]，按照要求罗列初筛稿件时青年学术委员必须注意的项目，以便青年学术委员初筛稿件时操作更加便利却又不至于疏漏。
有些杂志建立了自己的投审稿系统，在稿件处理程序上直接增加了“编委初筛’，这个步骤[4]。但GR杂志用的是ScholarOne稿件处理系统，该系统有比较成熟且相对固定的稿件处理流程，增加一个新的处理程序不够便利。另外现代的通信手段非常发达，手机登录微信和收发邮件远比登录稿件处理系统的网站便捷，也便于编辑与青年学术委员之间的即时沟通和交流。因此，编辑一直都采用微信和电子邮件的方式将待初筛的稿件发给青年学术委员，并直接通过微信跟他们沟通和讨论。
4.3 要求青年学术委员推荐审稿专家
GR杂志在最初实施初筛稿件流程时，并未硬性要求青年学术委员推荐审稿人。但是在后续的工作中，编辑们时常还是会找不到合适的审稿人或把握不准哪些专家更适合审评稿件。而青年学术委员对于小专业范围的分类和领域内专家的科研活跃度以及专长比编辑熟悉，更容易找到合适的审稿专家。同时青年学术委员对同一领域内各专家之间的利益关系也比较了解，如请青年学术委员推荐审稿专家，可以更有效地规避有共同利益或利益冲突的专家，从而更大程度地保证同行评议的准确性和权威性[6]。GR杂志计划在今后的初筛稿件环节，要求青年学术委员给建议发送同行评议的稿件推荐合适的审稿人。
4.4 邀请青年学术委员参加审读定稿会，尽量避免“误杀”优质稿件
2019年，GR杂志由之前的季刊改为双月刊。因来稿量增长的幅度远远超过年刊稿量增长的幅度，总退稿率从2016年的35.6%增加到2020年的78.7%，增幅超过1倍，编辑和青年学术委员的初筛退稿率从约4%增加到73%。这么高的退稿率，如何避免因片面的观点“误杀”稿件从而错失优质稿件呢？这是编辑部面临的大课题。收到青年学术委员的初筛退稿意见后，编辑都会仔细审读，并尝试站在作者的角度考虑，评估退稿意见是否充分；如有疑问，及时与青年学术委员沟通交流。如此双重把关，争取最大限度地客观、公允评价每一篇稿件，这是编辑和青年学术委员一直在做且还需要继续坚持的原则，更是需要适时改进和提高的重要内容。
5 结束语
总的来说，GR杂志实行青年学术委员会初筛稿件，基本上取得了预期的效果，值得其他同行参考。对于每年收到的来稿数量较多而总录用率并不高的期刊来说，在将稿件发送同行评议之前，请青年专家先对稿件进行初筛，将其中一大部分达不到刊登要求的稿件尽快进行退稿处理，是提高出版效率和稿件质量的必要一环。这对于作者来说是必要的；对于期刊编辑来说，也能集中有限的时间和精力来处理相对优质的稿件。然而，在青年学术委员初筛稿件的具体实施过程中，还有不少亟待完善之处，这些都需要编辑在工作中及时总结和调整。
当然，由于杂志的办刊条件和发展情况各异，其他杂志所推行的成功方法或有效经验，对于自己的杂志未必适用。各个期刊编辑部还需要根据自己主办杂志的具体清况，在借鉴他刊经验的同时，采用切实可行、符合自身的方式和策略。唯有如此，才能取得更好的效果。
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