【摘 要】编辑是具有专业素质，并从事与该专业相关文字工作的文职人员，主要在出版社、杂志社、电视台、网络媒体等单位任职，是现代出版事业的中心环节。编辑按其工作性质分为文字编辑和美术编辑两大类。文字编辑主要负责文字的校对、行文措辞、文章结构等工作，美术编辑则是采用美术技法，根据视觉规律，对信息元素进行选择、整理、组织、加工、记录并优化传播。近年来，社会的进步带动着经济、文化、科技等事业飞速发展，为提高各行业的工作效率，很多办公软件应运而生，其减少了人工成本、降低错误率、简化了工作程序，已经几乎替代了传统了工作方法。编辑工作也由传统的分工协作逐步转型为“多功能型编辑”，如何由一名编辑有效率地完成收稿、选稿、学术不端检测、与作者沟通并发《采稿通知》、文字校对、稿酬、编辑出版等工作，功能型办公软件脱颖而出成为新时代编辑工作高效、快捷的办公实力担当。本文通过对现阶段编辑工作常用的WPS office、有道云笔记、同步云盘，和新兴的InDesign软件、EndNOte、LaTex等应用软件基本功能的介绍，分析应用软件在编辑工作各个环节中的重要作用和优劣势，以便编辑工作高效、优质地完成。
【关键词】编辑；提升效率；应用软件
“编辑”这个职业远在中国的商代就已出现，那时已经出现用来记录文字的典册，说明已经开始有人从事文字的编辑整理工作。可以说编辑工作也有其源远流长的历史，蕴含着中国灿烂的学术文化。古时的编辑有司马迁编撰了中国历史上第一部纪传体通史《史记》（如图1），司马迁对搜集的材料（各地文书档案和实地调查的资料）做了认真的分析和选择，取材广泛，修史态度严肃认真；西汉刘向编订的国别体史书《战国策》（如图2），他写的《战国策书录》，就是一份著名的编辑报告；南朝梁昭明太子萧统编辑了《文选》，并编辑了《文选序》，其中说明编选的原则和方法，在文学史上很有影响力；司马光钻研历史编辑《资治通鉴》（如图3），并用19年的光阴成立了一个小的“编辑部”，可以说是一个专业的编辑；南宋而后及至明代，雕版印刷盛行，商品经济发达。手工业城镇中书市坊铺兴起，出现了受聘于书铺的编辑；近代维新运动前后，专职编辑工作活跃起来，主要的代表人物有谭嗣同、梁启超等人；到了民国，杂质如雨后春笋般出现，《求真杂质》（如图4）《力行》（如图5）《文摘》（如图6）《励志》（如图7）等，其编辑工作和我们现阶段的编辑工作相比除了编辑工具有大的创新以外其余基本相同。
图1 《史记》
图2 《战国策》
图3 《资治通鉴》
图4 《求真杂质》
图5 《力行》
图6 《文摘》
图7 《励志》
一、编辑工作使用工具的演变
从远古时期文字记录在甲骨上、石头上，到战国至魏晋时代用竹简来记录文字，再到西汉时期，世界上出现了纸之后，大部分编辑工作的工具一般都是纸与笔，文化的传播主要是手抄的书籍；唐代发明了雕版印刷，印章和石刻给印刷术点亮了智慧的明灯，用纸在石碑上墨拓的方法，直接为雕版印刷奠定了基础；北宋时期的毕昇发明了泥活字，标志着活字印刷术登上历史舞台，其原理是先制成单字的阳文反文字模，然后按照稿件把单字挑选出来，排列在字盘内，涂墨印刷，印完后再将字模拆出，留待下次排印时再次使用；元代王祯成功创制木活字，又发明了转轮排字；明代中期，铜活字在江苏南京、无锡、苏州等地得到较多的应用；再后来，计算机在中国的普及为各个行业的发展奠定基础，编辑开始利用计算机工作，工作方便，形式便于储存，之后一些相关也软件被编辑们广泛使用。例如：
（一）office办公软件中的word：Microsoft Office Word是微软公司的一个文字处理器应用程序，它最初是由Richard Brodie在1983年为了运行DOS的IBM计算机编写的，可以说word是编辑工作最常用的软件之一，主要用于文字的编辑与校对，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。其一直以来都是最实用也是最流行的文字处理程序。
（二）office办公软件中的Excel：Microsoft Excel是Microsoft为使用Apple Macintosh和Windows操作系统的电脑编写的电子表格软件。独特并出色的计算功能、直观的界面和图表工具，使Excel成为最实用的计算机数据处理软件。编辑可以利用excel表格记录作者信息，例如：姓名、单位、电话email，文章题目、是否有基金项目、稿酬等。新时代的很多编辑工作性质分工不像以前那么明确，逐步向全能型发展，如果不想被纷繁复杂的信息牵扯文字工作的精力，就一定要把大量信息作分类记录，excel就是以清晰的图表记录大量信息的软件，一直以来都非常受编辑工作者的欢迎。
（三）记事本（文本文档）：记事本是一个小的APPS，利用比较简单的文本编辑器进行文字编辑与存储。记事本在编辑行业的应用优势也是它的特别之处就是它只支持纯文本。在网络上直接下载的文档信息一般来说都自带格式，而该格式在不符合最终文档的情况下就需要去除格式，记事本可以过滤掉冗余的格式，只留下纯文本，再将纯文本复制粘贴到最终的文档中便直接复制了最终文本的格式。
（四）WPS：WPS是文字处理系统的英文“Word Processing System"的缩写，是金山软件公司的一种办公软件。它不仅在编辑功能上占领优势地位，可以全屏编辑。在打印的功能上也是首屈一指，打印的文档规范，视觉美观，所以在编辑行业中极受好评。Word Processing System中编辑工作常用的有WPS文字（如图8）和WPS表格（如图9），功能齐全。
图8 WPS文字
图9 WPS表格
（五）Adobe Photoshop：Adobe Photoshop简称“PS”，其操作界面如（图10），是由Adobe Systems开发和发行的用于图像处理的APPS。PS按功能可分为图像编辑、图像的加工合成、调色和功能色效制作部分等。PS作为美编的常用软件其优势在于可以对图像进行处理加工、图形创作及图画绘制，使用者可按照自己的构思创意来进行设计。
图10 Adobe Photoshop操作界面
（六）Email（电子邮箱）：电子邮箱是可以将电子信息（文件、图片和声音等）利用“网络邮局”传递给电子邮件的接受者信息交流（交换）工具。是现阶段网络中占重要地位也是编辑工作常用的便于工作沟通的应用软件，具有发信、读信、编辑、转发、存档等功能。操作界面简单并易于操作。Email可以在未登录的状态下自动接收电子信件，接收的信件不会像其他交互软件那样，在文件传递后如果自动失效期限内不予以接收就会自动失效，保障了文件接收的时限问题。常用的邮箱有微软邮箱、网易邮箱、腾讯邮箱、雅虎邮箱等。腾讯邮箱在发送邮件时还可以默认收件人，同步关联其腾讯QQ账号的好友，直接点击好友头像就可以发送邮件，操作简单、方便。编辑工作在沟通过程中可能会出现反复修改、不停返工等问题，Email在编辑工作中的应用方便了编辑工作者与作者、排版人员、印刷厂等人员之间的沟通，利用email传递的文件可以不用任何操作直接在邮箱中自动存档，这样编辑人员可以通过邮箱中文件的存档来辨识文件的时效性，避免了大量的文件在传输过程中五大接收、丢失等情况的发生。
二、新现阶段新兴排版软件和文字编辑器在编辑工作中的应用
编辑有图书编辑、刊期编辑、报纸编辑、广播编辑、电视编辑及电子出版物编辑等，职能不同，日常需要完成工作的方式也就不同。因此，不同类型的编辑需要的办公软件也就有其专业性。编辑们可以在全面了解软件性能之后，选择适合自己的、有突出特性的办公软件。下面将举例说明新现阶段排版软件和文字编辑器为编辑工作提供了哪些专业又便捷的功能。
（一）方正飞翔：方正飞翔是北大方正集团有限公司开发用于专业排版领域的设计软件，其优势在于能够和现阶段最流行的文字处理器Microsoft Office Word实现很好的兼容，并且支持插件功能，实现了较强的扩展性能，以及基于其自有专利的公式排版技术，方正飞翔赢得了出版人士的高度认可和青睐。
方正飞翔在应用方面有10个优势：
（1）能够和现阶段最流行的文字处理器Microsoft Office Word实现超强兼容，可以原样导入含文字、图片甚至表格的word文档，原样导入之后还可以进行再编辑。对word文件的样式也可以导入再编辑，包括word文件的脚/尾注、流式分栏、流式拆分表格等。
（2）公式排版：方正飞翔拥有国际专利的科技公式输入法并支持S92和西文标准，可以便捷地用自己的语言录入数学等学科公式，在录入的过程中可自动识别公式中的函数。
（3）表格制作功能：方正飞翔的表格制作功能特别实用，不论是常用的普通表格的制作还是不常见的跨页表格，都能方便快捷地完成制作，也可以用线状、饼状、柱形图等直接显示数据。
（4）中英文排版功能：用专业的规范标准以字为单位，可以人性化调整页面使其页底不出现留白，可以自定义禁排设定（包括开本大小、排版形式、是横排还是直排、是通栏还是分栏、设定正文和标题的字体等），对位排版能够令文字在分栏时实现自动对位，可以使用标准Hyphen分词规范进行单词拆行，具有专业的拼写检查与校对，能够自动优化英文字偶距。
（5）长文档支持功能：图文流式操作，包括索引、目录、流式分栏、表格流式分栏等功能。
（6）BD兼容功能：可以兼容方正书版的BD小样文件，打通书版的批处理排版与交互式排版之间的技术障碍。
（7）提供三种PDF输出模式：可以满足更多的应用，可以实现远程的审校完成协同办公；为方便阅读可以制作电子图书，提供数字资源；为保证印刷品的质量严格应用标准印刷输出。
（8）拆笔画日历：此功能主要面对的是语文学科相关的例如语文学科教材或儿童读物的编辑，具有功能完备的拆笔画和添拼音的功能，可以给文字智能地添加上拼音，还可以自动识别出多音字并对其进行标识，也可以提供手动的识别功能。拆笔画插件可以智能地将文字拆成正确的笔画顺序还可以制作字帖。
（9）灾难恢复功能：灾难恢复功能可以说解决了一大部分编辑在工作中经常遇到并难以解决的问题，编辑工作中经常会出现电脑死机、突然断电或忘记存档等状况导致文件丢失，此功能能够避免上述问题，其预飞功能还能排查错误。
（10）艺术效果：此功能实用于美术编辑，一些专业的设计软件操作起来比较复杂，不太适合基础低的美术编辑，方正飞翔具有比较好的艺术效果，没有经验的美术编辑无需经过专业培训，也可以排出视觉效果较好的版面。
（二）有道云笔记：有道云笔记又叫有道笔记，是网易有道推出的个人与团队的线上资料库。有道云笔记的突出特点有增量式储存和“三备份”的功能，增量式存储就是每次只对文档中有修改的部分进行上传云端，省时省流量。“三备份”是三台服务器同时备份数据，避免了其中一个出现故障导致资源丢失情况的发生。有道云笔记支持桌面版（Windows XP和Window 7），网页版（支持各种主流浏览器）、IOS版、Android版、iPad版、手机网页版这几种形式。其特点及优势如下：
（1）对种类繁多，数量庞大的笔记分类管理：有道云笔记可以将纷繁复杂的笔记数据进行有效地分类与整理，智能管理的目的在于使用户可以快速地搜索、分类查找，不费时、不费力地获取有效信息。还可以安全地将数据三备份至云端，可以实现一些珍贵数据资料的永不丢失。
（2）文件同步自动完成：编辑工作者可以随时编辑文档，利用有道云笔记pad平板电脑版或手机网页版同步储存至电脑客户端，实现手机、pad平板电脑和电脑同步数据。不论身在何处只要有任何载体都可以继续办公。而且手机网页版等也蕴含丰富的功能，例如图像、文本编辑，添加福建功能等，还可以浏览网页。
（3）随时有创意随时记录：在路上、公交上、地铁上这种不适合办公的地点如果有灵感有创意，可以随时用手机版的有道云云笔记记录下来，数据资料可自动地同步到电脑，实现再创作。有道笔记云还可以智能优化照片，记录重要时刻。
（4）一键保存网页：有道云笔记可以一键保存网页中有需要保存的图文，并直接储存云端，对有价值的数据实现永久性珍藏。
（5）增量式同步技术：如果对文档有修改，则每次只需同步修改的部分，不用整体同时进行同步更新可谓“增量式同步”，这样既节省了需要整体同步上传云端所耗费的多余时间，又节省了流量。
（6）手机端文本编辑：有道云笔记使用功能上的一个突出特点就是手机版软件，手机端包括丰富格式的笔记可以在手机上直接编辑文本，实现了网页版、手机版、pad平板电脑版一体化的跨终端编辑。在电脑不在身边的时候也可以编辑文本，为编辑工作者提供了很多的便利。
（7）照片的智能优化功能：有道云笔记在智能优化照片的方面展现独特优势，可以在拍摄过程中自动去除不想要的背景并自动矫正。拍摄完毕立即进行存档，是工作中、课堂上、会议中的有效拍摄帮手。
（8）支持手写：有道云笔记有手写的功能，可以在没有键盘时输入文字，也方便打字不是很快的工作者，最有特点的是，手写功能中还包括可以保留其手写的字体，可以用做文件签字等需要笔迹鉴定的工作。
（9）智能涂鸦功能：有道云笔记有涂鸦的功能，方便用户随时有灵感或创意都可以记录下来，为艺术方面等随时随心的作品创作创造条件。
（三）Adobe InDesign：Adobe InDesign（简称ID，其操作界面如图11）是Adobe Systems开发的关于印刷品排版编辑的应用程序。ID支持多国语言，可以无需再转换直接导出PDF格式的文档，ID是率先支持Unicode文本处理的APPS，具有图层样式，可以使用Open Type字体，具有自定义裁切和高级透明性能等功能。由于1D具有Java Script特性，因此它和PS等软件可以兼容，极受到用户的青睐。和相关数据库（使用相同格式引擎的文字处理Adobe InCopy）合并后，成为出版工作的重要软件。下面对ID的功能做一些简要的介绍：
（1）生产力工具：ID在快速地创建对象文本、制作链接和页面布局方面有它自己独特的优势。
（2）自动化功能：在XML资料库中14有一个功能叫“文件制定自动化”，可以用来创建新的文本或图像。相关流程标准的自动化制定和页面的创建就是ID与众不同的功能。
（3）交互式文档和演示文稿：ID可以使不同种类的文件形成交互式文档，即使文档形式不同也可以直接导出到SWF Flash Player里进行播放。
（4）在单一文件中建立多网页：ID的特别功能可以实现在单一文件里有不只一个并且大小各不相同的网页。
（5）段落跨度或分割成多列的功能：能够在较少的程序步骤实现分割多列和快速创建文本的跨越功能。
（6）智能简化命令：在执行的命令中有重复布置的命令时，其功能能够智能地利用便捷的工具简化命令并有效地控制对象。
（7）软件中没有的字体可以安装：碰到期刊要求的字体软件里没有的时候，可以进行安装，一般用于字体替换。
（8）综合管理图层面板：ID可以做到轻松地管理图层面板中的页面。
（9）自动生成动态字幕：该软件可以利用图像的元数据自动地生成字幕。
（10）跟踪复制的修订：通过在ID上标记文本，可以快速地查看到修改后的文本修订状态。
图11 AdobeIn Design操作界面
（四）Endnote：由Thomson ResearchSoft公司开发的软件，Thomson ResearchSoft是Thomson Corporation的子公司。该公司是以学术信息市场化和开发学术软件为宗旨，该软件的主要功能是检索科技文献。Endnote可以通过信息的获取协议进入数据库，能够连接世界上绝大多数的数据库，然后向用户提供获取的数据信息并将信息用Connection Files的形式储存起来。Connection Files还可以自己创建或者修改其设置。下面对Endnote软件的主要功能做一下简要介绍：
（1）使用网络入口在线导入文献：可以利用Endnote在网络入口之间将检索到的相关文献直接导入到自己创建的文献库。Endnote有自带的滤镜，其功能是Endnote在导入资料时能解读常规的数据信息，滤镜就相当于一个解读器，它将文献资料所包含的信息投射到EndNote的信息域。每个特定的数据库都有各自的数据组织方式，因此每个数据库都需要一个适合自己的滤镜，不能通用oEndNote通过设定其自带的滤镜导入相应数据库的资料。
（2）建立文献库和图片库：EndNote在其文献管理方面，管理指令只能用于当前显示在数据库里的文献，不能通用于隐藏的文献，如果想要获取隐藏的文献，就要创建文献库和图片库来收藏、整理个人的数据信息。
（3）利用模板定制文稿：EndNote在“Templates folder”里为用户提供了大量复合各种杂志要求的稿件模板，用模板编辑文章会方便快捷，而且文稿的模板经过了格式化，对标题、摘要、页边距、行距、图形、字型字号等因素都做了规范。
（4）引文编排：可以自动编辑参考文献的格式，减少人工编辑产生的错误，提高效率和准确率。
EndNote在竞争中的优势体现：
（1）EndNote可以将上千个数据库连接起来，通过通用的检索方式，为用户提供质量较高的科技检索服务。
（2）EndNote是SCI的官方软件，包括文稿模板几百种、参考文献格式几千种，涵盖各领域的杂志。能够熟练的掌握并运用模板和格式对撰写文章不仅提升了效率也提高了质量。
（3）EndNote能管理的数据库至少能容纳10万条参考文献。
（4）在word的编辑器中可以找到EndNote的快捷工具，可以方便地插入参考文献并能保证参考文献格式和连接不会发生错误。
（5）EndNote系统占用空间比较小，避免计算机因负荷不了运行过慢甚至死机的现象。
（6）假如检索的计算机中没有安装EndNote，也可以使用EndNote下载国外数据库的数据。
（7）EndNote有很强的功能扩展。
（8）EndNote在写作方面适用于各用论文形式。（9）EndNote能够保证下载安全。
（五）LaTeX（拉泰赫）是美国计算机学家莱斯利•兰伯特（Leslie Lamport）在20世纪80年代初期开发的一种用于排版的系统。LaTeX使用最为广泛的TeX宏集为格式化引擎，在使用过程中LaTeX已经为用户设计好命令和宏oLaTeX文件的框架如下：
\documentclass｜article｜
\begin｜document｜
This is the body of the article
\end｜document｜
LaTeX在其竞争中的优势在于：
（1）没有排版经验或者没有程序设计技能的用户也可以通过使用LaTeX在短时间内生成大量具有高质量的印刷品，解决了专业限制的问题。
（2）LaTeX的一个突出特点是可以生成难度高、内容复杂的表格或数学公式，适合应用于高质量印刷品和数学学科文件的生成。
（3）LaTeX也同时适用于生成所有其他种类的文档不论是简单的文档还是完整的书籍。
（4）对LaTeX的运用不会受知识层面的限制，即使不熟识该软件也能很好地运用，生成高质量的文稿。图12为TeX的界面：
图12 TeX界面
（六）Origin是一款函数绘图软件，是Windows平台下用于数据分析、工程绘图的软件。可以绘制二维图和三维图，利用Oriisn软件对电子版的原图进行编辑加工，不仅制图的质量高而且效率也高。它强大的数据分析功能是它的优势，可以支持信号处理、峰值管理、图像分析和曲线拟合等数据分析。图13为origin的界面。
图13 origin界面
其功能优势体现在：
（1）origin对文字和数字的调整相较其他软件更便捷：当出版物要求的字体与原图字体不符合时，其他的绘图软件修改原图的字体、字号需要重新植字。但origin只需要选中需要更改的字或数字后打开TextContorl窗口，选择修改后的适当的字体与字号就可以完成修改了。
（2）origin关于图形的输入功能可以使绘图工作非常便捷：在origin界面的文件菜单中点击输入图像选项，可以选择输入图像的颜色、图形大小、图形格式和分辨率等因素，输入的图形直接插入最终的排版软件就可以完成操作。
（3）origin可以直接修改线条：不同的期刊对插图的线条（轮廓线、函数曲线、坐标线等）要求不同，运用origin可以直接选中线条的形状和粗细做相关的修改，使用方便、简洁。
（4）数据分析和处理功能：origin具有统计、回归、拟合、图象的处理、信号的处理，光谱的处理等功能。
（七）CorelDRAW：是一款加拿大Corel公司出品的利用矢量图形制作的平面设计软件。软件的主要功能有：平面设计、图形编辑、网站制作、矢量动画等，包含页面设计和图像编辑两个绘图应用程序。该软件的界面易于操作，绘图工具多样化：圆形、多边形、线等模型配合塑形工具可以塑造出更多的图形。还包含涂鸦工具例如：书写笔、喷涂器等工具，方便制图。对于需要精确尺寸的方案，软件还可以提供能够精确定位图形和改变图形的定制方案可以方便精确图形的设计。在颜色的控制方面，该软件可以做到实色填充，基本保证了文件在软件中的显示颜色、打印出来的颜色和最终的印刷区品颜色保持一致。这一点是现阶段同功能的其他软件很难达到的。该软件排版功能强大，文字处理部分功能也比较突出，还可以和其他软件互相导入文件，实现文件资源的共享与交换。图14为origin的界面：
图14 origin界面
三、结语
从上述应用软件的出现，到它们在编辑工作中被频繁的使用，再到成为编辑工作中不可或缺的办公工具，编辑工作中已经处处渗透着高水平的专业技术和高科技的办公手段，带领着我们跨越了前辈们手工画图、绘制和铅排等招牌方式的时代，昭示着编辑行业也正紧跟新时代的步伐向前跳跃和迈进。用新兴绘图软件不仅可以绘图还可以进行数据分析，对图片中的文字部分也可以直接进行修改与编辑，在软件中可以直接完成编辑、校对、对红、修改等工作；排版也再不繁琐，可以利用模板定制文稿，而且文稿的模板经过了格式化，对标题、摘要、页边距、行距、图形、字型字号等因素都做了规范，可自动编辑格式。在处理图形时更加自由、方便修改，并且很多软件之间可以相互导入，没有软件之间的格式限制。这些应用软件在编辑工作中的使用不仅仅提高了编辑工作的工作效率、提升了编辑工作者的个人能力素养，应用软件程序的自动化和智能升级也大大降低了工作中由人工疏忽和不可抗力因素导致的错误率（突然停电、电脑死机、忘记存档等）及文件丢失情况的发生。智能办公软件减少了工作时间、提升了工作效率、提高了工作质量、降低了工作难度、减少了工作误差，是新时代全能型编辑工作的有利助手。
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