【作 者】王莉：新疆人民出版总社
【摘 要】近年来，新媒体强势崛起和快速发展，互联网大范围普及，实现了信息的及时传递、共享及储备，这对出版社传统档案管理造成了巨大的冲击，也给出版社档案管理改革带来了机遇和挑战。本文针对新媒体时代出版社档案数字化管理进行深入剖析，探寻档案数字化管理中的问题，并提出相应解决策略，以提高出版社档案数字化管理效率。
【关键词】新媒体时代；出版社；档案数字化；管理
新媒体时代对出版社档案管理提出了新要求、新标准，为了顺应社会发展、满足管理需求，出版社进行了档案管理改革，在数字化管理的道路上不断探索与深入，大大提高了档案管理效率。但由于出版社采用数字化技术进行档案管理的时间还不长，所以在管理过程中存在问题比较常见，需要出版社高度重视并进行干预。
一、出版社档案采用数字化管理的重要意义
（一）符合时代发展要求
在互联网普及、各类新媒介涌现的背景下，各行各业档案管理工作的调整和升级是必然趋势，其中包含出版社行业，传统档案管理转变为数字化管理是信息时代不断发展的必然结果。出版社管理朝这个目标转变，可以做到与时俱进，不被社会与市场淘汰，对出版社而言，档案管理工作效率会大大提高。
（二）提高事业单位竞争力
在相同的压力与挑战下，出版社档案管理只有进一步与先进科技相结合，才能在市场中抢先对手一步，站稳脚跟。近些年，在全球经济一体化背景下，出版社面临的竞争环境越来越复杂，想要求得生存，就需要与时代接轨，实现创新发展。在档案管理方面，实现数字化管理，就可对不同语言、影像、图片及文字进行整合应用，从而以较快的速度生成相应档案，这些档案可助推出版社发展，提高竞争力。相对于没有实现数字化档案管理的出版社而言，已经领先了一大步，体现出优越性。[1]
（三）提高档案资源的利用效率
出版社以往档案管理主要依靠人力，且以纸张的形式登记和采集信息，档案资料不仅要防潮湿和虫蛀，
当数量累积到一定程度后，还会影响档案资源的利用，调取一份档案往往需要较长时间，在无形中消耗大量人力、物力，呈现出利用效率低的特点。档案数字化管理就很好地避免了这些问题，不仅便于保存，还利于信息在各部门间的传递，也可实现公共平台上的共享，有利于各部门各岗位人员随时随地应用，利用效率大大提升，有利于单位实现快速发展。
二、新媒体时代出版社档案数字化管理存在的问题
（一）出版社数字化管理意识不足
虽然当下国内很多出版社都已实现数字化档案管理，但是整体数字化管理意识不强，这主要是根深蒂固的传统档案管理观念造成的。同时，还有很多出版社采用纸质档案与电子档案交错保存的管理方式，看似合理便利，但其实在管理的过程中耗费了部分人力、物力、财力。意识不足造成的后果就是数字化系统操作不熟练，保存空间被大大浪费，工作也会变得琐碎，不利于出版社更好地应用档案和顺利开展相关工作。[2]
（二）档案数字化管理系统建设不足
在部分出版社中，过于重视利益而忽视管理，使得档案数字化管理系统建设处于薄弱状态，这主要是因为通过档案管理不能直观看到经济效益。此外，还会造成档案数字化管理投入资金越来越少，不利于科学、合理、高效的档案数字化管理系统的尽快建成，不利于出版社的稳定、良性发展。
（三）档案管理系统与其他系统不兼容
一些出版社的档案管理系统是独立存在的，不能与其他系统兼容，如此管理的后果就是数据信息格式难以转换，会给相关管理人员或其他部门人员带来一定的困扰和麻烦，容易增加工作量，且不利于大量信息数据的储存、录入与共享，会耗费过多成本，直接影响档案管理工作效率。
（四）档案数字化管理信息存在隐患
虽然档案数字化管理有利于信息的录入、储存与传递，但是对互联网的依赖程度较高，而互联网的使用存在一定隐患，使得档案数字化管理信息的安全性受到质疑和影响。在市场竞争复杂化的今天，保证档案信息安全，是出版社必须提高重视度的工作。
（五）档案数字化管理人才稀缺
人才是出版社竞争力提升的根本，伴随出版社档案数字化管理的深入改革，对管理人才的要求与标准也在逐渐提高，除了需要掌握丰富的管理知识、计算机知识，还需要具备扎实的操作能力，并且思维超前、与时俱进。这样的复合型人才较为稀缺，是当下出版社比较头疼的问题。
三、新媒体时代出版社档案数字化管理策略
（一）增强数字化管理意识
增强出版社数字化管理意识，需要遵循从上而下的理念，先培养出版社档案管理负责人的意识，在提高其对数字化管理的重视程度的基础上，还需要积极利用职能在档案管理部门内部进行宣传，确保每个档案管理人员都提高对自身工作的重视程度，并增强责任心，确保每个人都能主动顺应社会形势与岗位需求，增强档案数字化管理意识，并积极学习相关知识，提高自身操作能力。另外，出版社领导应当尽可能地督促下属部门进行全方位的数字化管理，确保出版社能够实现健康可持续发展。
（二）加强档案数字化管理系统建设
档案数字化管理系统建设的内容包括档案数据库建设、档案数字化网络建设等，全面建设一切与档案信息相关的平台。同时，需要出版社投入更多资金，做好整体规划，不断将档案管理程序化，为档案数字化管理配置必要的软件、硬件设备，进而提高档案分类、储存、提取效率。[3]在出版社不断发展的过程中，档案资料不断涌入，因此需要定期对档案进行更新和补充，丰富数据库内容，加快档案数字化管理系统建设，为出版社提供所需要的内容，加快出版社整体发展。
（三）完善管理系统，实现系统兼容
出版社可针对自身档案特性及保管流程，邀请专业的团队及公司设计一款独立系统，容纳多种功能及服务，提供全方位信息，避免信息、数据之间的格式转换问题。除此之外，出版社还可以通过计算机建立统一的数据库，进行资料的上传与共享，借助特定数据接口和外部网络连接，这也是解决系统不兼容问题的有效办法，可大大减少管理人员的工作量，最终提高工作效率。
（四）加强安保，保证信息网络安全
出版社档案中包含诸多机密文件和数据信息，需要出版社加大资金与精力投入，加强安保，保证信息网络安全。除了要在计算机中开启防火墙，还需定期对档案信息设定提取密码，更要每天开展杀毒工作，规范安保方面的措施，并落实责任制，如档案出现丢失或被盗窃，需要追责至个人，切实增强所有管理人员的警惕心、责任心。另外，还可设置更多档案信息访问关卡，如虹膜解锁、证件解锁等，定期对档案信息进行拷贝、维护及升级改造，杜绝无权限人员的访问，切实建立完善的档案信息安全保障体系。
（五）吸引人才，做好内部培训
为了给档案数字化管理匹配相应的复合型人才，除了提高对外招聘要求、福利去吸引外界人才之外，还需要组织与加强内部培训，使在岗管理人员不断提高自身能力与素质，切实跟上出版社的发展节奏、满足出版社的发展需求。除了要定期对这部分管理人员讲解知识，还需要定期使其参与研讨会与论坛，为了提高管理人员实践能力，还要落实考核、奖惩制度，切实激励档案管理人员积极提升自身价值，为出版社发展储备高精尖人才。
四、结语
随着新媒体时代的到来，实现了出版社的档案数字化管理转型。虽然管理过程中还存在一些问题，但是只要出版社及时采取应对措施去解决，就可以实现档案数字化管理的深度推进，更好地协助出版社降低管理成本与时间成本，有利于出版社更健康、稳定地发展。
参考文献：
[1]马轶铧.档案管理数字化[J].华东科技,2020(04):51-52.
[2]陆静一.出版社图书档案数字化管理探讨[J].出版广角,2015(10):46-47.
[3]陆红.传统出版和数字化出版并存时期出版社图书档案数字化管理工作探讨[J].城建档案,2014(06):43-45.
