【作 者】戴小璇：中国文史出版社
【摘 要】为响应国家的文化体制改革，中国文史出版社于2010年由原国有事业单位改制为企业经营模式。长期以来，该社的图书出版编务流程通常采用传统操作模式，随着出版社改制的实施，出版编务任务量剧增，过去长期沿用的流程和旧有管理模式已无法满足新体制出版的业务需求，迫切需要效率更高的编务管理系统来实现信息化管理。
【关键词】出版流程；ERP；编务管理系统
一、构建ERP系统的背景
2011年，我国经营性出版社（涵盖中央单位所属中央级社、高校所属高校出版社、地方所属各级出版社等）全面彻底实现转企改制工作，从事业单位转变为市场主体，至此，我国出版行业进入了新纪元。
随着图书出版市场竞争状态的白热化，各家出版机构对于丰富产品线、数字化和信息化出版的需求日益迫切，怎么样应对出版发展战略机遇，克服出版市场的严峻挑战，成为解决中国文史出版社发展的当务之急。这个问题的解决之道就是需要依靠构建先进的、适合该社发展的管理模式，通过实施ERP编务管理系统，从而能够促进该社战略发展目标的实现，提升图书编辑出版业务的效率，有助于增强中国文史出版社在新时期的核心竞争力。由于业务网络信息化正日益成为出版社发展的有力推手，完善数字化管理手段和措施必将是出版社业务改革的必由之路，国内外各大出版机构都将构建出版业务ERP系统列为重要目标。
中国文史出版社自1980年成立以来，一直负责文史资料的收集整理和出版。2010年，中国文史出版社转企改制以后，面临着知识国际化、数据化、信息化的严峻挑战，原有的事业体制和依靠行政的管理理念已然无法满足现代图书出版市场的要求，对图书出版市场的市场信息无法迅速反馈和响应。为适应国家层面的文化体制改革，中国文史出版社于2010年由原国有事业单位改制为企业经营模式。长期以来，中国文史社的图书出版编务流程通常采用传统操作模式，随着出版社改制的实施，出版编务任务量剧增，过去长期沿用的流程和旧有管理模式已无法满足新体制出版的业务需求，迫切需要效率更高的编务管理系统来实现信息化管理。
二、国内外出版业的现状
国际图书出版业的发展规模日渐庞大，而出版领域的规模化、数字化的趋势愈演愈烈。出版集团通过并购日渐壮大，而出版业集团化强强联手，导致出版竞争白热化，这种竞争一是体现在出版稿源方面，二是体现在审稿专家方面。各家出版社均依靠掌握的出版内容和形成的品牌效应，对各类出版信息进行深度挖掘和利用，以获取最大的利润增长空间。为了实现这个目标，国际上各大出版集团都构建了完善的以编务管理系统为源头和核心的出版ERP系统，能够管理图书选题以至出书全业务流程，一方面改进了出版效率、提升了出版速度；另一方面，也对历史上形成的传统资源实现数字化改造和变革，通过数字图书和数字资源来拓展数字化图书这个蓝海市场，取得了巨大成功，同时更是获得了巨大收益。
全国各大出版社在2011年完成转企改制之后，部分国有出版单位整合为强大的出版集团。这些集团拥有庞大的市场份额，在区域市场、品牌等方面具备了垄断优势，而民营出版机构体制灵活，发展空间大。目前尚未加入集团的部分出版机构，借助计算机网络等IT技术，在数字出版领域异军突起。同时，国外版权引进日趋频繁，国外出版机构在版权输入过程中一方面输入出版物本身，更重要的是输入先进的出版模式、管理理念和编发手段，使国内出版社感受到了出版领域前所未有的竞争压力和发展挑战。
当前，出版社面临着巨大的集团化和信息化竞争，民营出版机构和国外出版机构对图书出版的参与程度不断深入，网上渠道等新机制更是来势凶猛，使得国内各大出版机构和集团之间的竞争日趋激烈。信息化较为成熟的出版机构，建有相对完善的信息化系统，涵盖了从选题到出书的整个出版流程，专业分工更加细化和专业化，出版效率和水平得到较大提升。与此同时，国内还有一部分出版机构，采用传统作业方式，使用传统的线下出版流程，从图书选题、发稿到印制都经由线下完成，不仅出版周期较长，而且对人力资源的需求也大，导致出版效率低下，而且出版流程的纸质文档也无法实现长期有效保存。总之，尚有一大部分出版机构的数字出版流程还处于探索和试用阶段。
国外版权的大量输入，国内各大出版机构的出版资源竞争，使得我国的出版机构在2011年完成转企改制之后面临着严峻的形势和巨大的挑战。随着出版国际化、数字化、信息化趋势的日益发展，旧有出版流程、体制观念已经无法满足日趋激烈的现代出版市场竞争要求。尤其是当前网络信息技术的飞速发展，使得传统的出版模式已经无法适应目前的出版形势和出版环境，旧有出版流程、体制观念在人力物力消耗、出版周期、抢占出版市场机遇等方面的劣势，已经到了不得不改革的严重境地。
三、构建编务管理系统的重要性
（一）ERP系统的组成部分
中国文史出版社需要构建的ERP系统，由编务管理系统、印务系统、材料系统、计价系统、发行系统、财务系统等各个业务系统组成，内容覆盖了该社的所有关键业务。其中编务管理系统是ERP系统数据之源，发挥着至关重要的核心作用。
（二）编务管理系统的作用
中国文史出版社改制的实施，使得出版编务任务量剧增，以前长期使用的流程和旧有管理模式已无法满足新体制出版的业务需求。旧有的工作流程依托人工和半信息化手段，在出版选题、编发稿件、合同处理、稿酬结算、沟通联系方面耗时费力。尤其是发稿环节，传统流程通常要经过一审、二审、三审、总编室领导签字盖章等环节，大多数流程都需要多层批示手签，浪费了大量宝贵的人力物力财力资源以及时间资源，它的出版效率与数字化系统相比是云泥之别，差距甚远。此外，传统流程产生的大量纸质文件也无法长期有效保存，存在着巨大的丢失、老化、损坏的风险。
因此，中国文史出版社迫切需要效率更高的编务管理系统来实现信息化管理，必须构建一套适合于该出版社实际情况、有利于数字化编务管理的系统来满足该社信息化编务管理的迫切需求。
在出版社ERP系统当中，编务管理系统作为ERP系统数据之源，发挥着至关重要的核心作用。编务管理系统的主要功能和作用是用来实现对出版选题及其制作的高效管理，该系统生成的发稿信息是整个图书出版及发行等若干后续环节的信息源，印务、材料、计价、发行等系统均需依靠编务管理系统发稿信息来完成后续业务处理。
编务管理系统是否实用易用、效率高下是出版社ERP系统能否成功的基本前提和核心要素。编务管理系统的数据收集传输的准确性，直接影响到下一审批部门对数据做出的选择判断，因此系统必须要满足数据的准确性，只有准确的数据才能够给下一审批部门提供可靠的依据。
（三）编务管理系统的实施
中国文史出版社的出版业务涉及编务管理、印务、材料、计价、发行、财务等多个子系统，ERP系统需要覆盖该社的所有关键业务。编务工作主要是帮助出版社的编辑部门来管理各种跟编辑相关的项目工作。编辑项目一般包括出版稿件的组织管理、编校、发稿、通联以及稿酬等事项。
根据对现有的图书编辑业务流程进行系统调研，面向中国文史出版社编务的具体业务流程，结合ERP全面业务管理的新理念，构建了以工作流为基础的编务管理工作全新模式，在此基础上，设计并实施编务管理系统。
本系统可为中国文史出版社提供一个功能强大、性能安全可靠、业务可扩展、可用性强的编务管理平台。该系统为自主开发，各核心功能模块之间通过无缝方式实现对接，可以实现编务数据的按需共享。使用同一系列数据库，可以避免信息孤岛现象的影响，系统涉及的海量信息无须重复录入，从根本上避免了编务管理系统数据存储各异和垃圾数据、错误数据等的出现。
通过编务管理系统与ERP的结合实施，可以促进社内各业务部门消除信息孤岛、实现数据共享，为中国文史出版社的图书出版业务提供精确、及时的决策数据支撑，同时还可以促进出版社的效率提升和效益增长。
四、编务管理系统结构设计
中国文史出版社编务管理系统，在设计时主要遵循以下三个原则，具体是系统实用性原则、系统先进性原则以及系统安全性原则，必须严格遵循上述原则以达到满足中国文史出版社编务管理用户使用需求的目的。
本系统基于Microsoft.NET平台，充分利用Microsoft Windows功能，运用。NET Remoting技术，采用组件编程方法来进行编务管理系统的具体实现，数据库管理系统采用SQL Server系列。
（一）功能模块设计
中国文史出版社编务管理系统的主要业务流程牵涉到编辑室、总编室和财务室的具体功能模块设计。编辑室牵涉选题申报、选题查询、发稿管理、发稿三审、封面设计、结算管理、作者管理等具体功能模块设计。总编室作为编务管理系统的信息枢纽站点，牵涉选题审批、选题立项、选题撤销、选题查询、发稿处理、成书管理、获奖登记、进度查询、出书统计、合同管理、社外编辑管理等具体功能模块设计。财务室结算管理的编辑加工费具体功能需求是：对于编辑提交的单据进行审核，审核通过的单据提交相关领导，对领导已审批过图书的编辑加工费进行结算。财务室牵涉结算管理、稿费、付酬审批、付酬查询、付酬统计等具体功能模块设计。
（二）系统测试
中国文史出版社编务管理系统测试是将已经开发完的软件系统，结合网络硬件部署，完成该系统的安装和确认测试，用来验证此前所设计并实现的编务管理系统能否满足系统设计和中国文史出版社的用户使用需求。软件测试同时是一种系统完善手段，以尽量减少软件上线时出现的问题。
简单来说，测试的目的是为了验证软件设计的结果，能否满足用户的功能性需求和非功能性需求，编务管理系统的测试目的也是一样的。根据测试的结果预估系统上线可能会给各部门使用带来的问题；通过测试还需要验证软件设计是否满足出版社的管理需求，是否能够通过软件的上线解决之前编务管理所面临的问题。
中国文史出版社编务管理系统系统的功能测试，由具体业务人员来实施。本系统测试，主要涉及选题、发稿、成书、合同、结算、图书作者、资料等管理子系统的具体功能。测试结果表明，中国文史出版社编务管理系统的七大子系统的各功能点能够满足设计需求和用户使用要求。
针对中国文史出版社编务管理系统进行的非功能测试表明，该编务管理系统在可扩展性测试、安全性测试以及准确性测试等方面表现良好，同样能够满足设计需求和用户使用要求。
五、系统正式上线
2016年，中国文史出版社ERP系统正式上线。在实施的初期阶段，也会面临认识不统一，系统运行不稳、流程不顺畅等问题，但是通过这三年的不断磨合、不断改进，我们打破了原有的旧模式，虽然走得有些慢，但确实体会到了ERP系统给我们的日常工作带来的便捷。
我们只要保证编务系统源头的数据正确，财务室、总编室、发行部、数字部都可以通过编务系统提供的数据开展后续的工作，每个部门都可以通过ERP系统对图书的信息进行查询、分析、汇总。改变了出版社以往使用出版管理系统、发行管理系统、财务管理系统这种传统单一层次、专门用途的软件的模式，一定程度上提高了工作效率和数据的可用性。这也说明了出版社适合ERP系统，ERP系统也能给我们的工作带来便捷。
