【摘 要】第三方数据库（中国知网）的录用定稿网络首发功能可以显著缩短科技论文的网络出版周期，但网络首发属于正式出版，对文章质量有较高要求，而传统的稿件处理流程不利于论文的抢先发表。本文总结《无机材料学报》采用该功能出现的各种错误，分为基本信息错误、排版错误、PDF转换错误和校对错误，阐述在稿件入库、退修、编辑和录用阶段的注意事项，提出了对相应步骤进行调整的建议。采用本文的解决方案4个月后，《无机材料学报》的录用定稿基本可以一次性通过中国知网的审核、顺利上线，在纸质版出版前6-8个月实现网络首发，比中国知网原有的优先出版功能提前了5-7个月。
【关键词】录用定稿；网络首发；录用流程；流程优化
近年来，国内科技期刊对于数字出版、媒体融合愈加关注，投入巨大，进展显著。第三方数据库平台如中国知网、万方、龙源及维普，具有成熟、集成、有影响力和专业等特点[1]，相比科技期刊的自建网站具有明显的优势[2]，有助于扩大科技期刊的传播效果。采用网络优先数字出版，可以显著缩短出版周期，得到业内的普遍重视，如Science的Express、Springer的Online F1rSt，已经成为国际出版的大趋势[3]。
2017年底中国知网成为国内率先上线了录用定稿网络首发功能的第三方数据库平台，与436种期刊签署了《CAJ-N网络首发学术期刊合作出版协议》，相较于原有的优先出版功能提升了一大步；但由于《中国学术期刊（网络版）》（英文简称CAJ-N）是有刊号的正式出版，因此各种问题接踵而至，例如版权归属[4]299、DOl号分配[5]、版本冲突[6]、各方利益博弈[4]300、论文引用[7]322等，引起了学者和从业人员的广泛关注，进行了很多有益的探索。
在实际操作过程中，新的模式要求稿件编校质量必须在前端就达到正式出版的要求，对新闻出版工作所规定的“三审三校”编辑流程也有所影响[8]。如果按规定完成全部流程之后再上传录用定稿，那么就与原有的优先出版功能基本完全相同，在网络出版周期上就丧失了优势[9]。如果三校和排版之前就将稿件上传，论文质量无法达到要求，也无法通过中国知网的审核。
刘永强等[7]提出了折中的策略，建议稿件录用后要经过粗排和一校，然后再上传录用定稿。但这势必会增加编辑的工作量，也会影响网络首发的效果。据此，占莉娟等[4]提出应该确定适度的加工标准，以加快首发速度。
本文从分析上传录用定稿时出现的各种问题入手，提出了具体的解决问题的方案，从而显著缩短了网络出版周期。通过对入库、退修、编辑、录用处理流程进行调整，尽量做到“润物细无声”，在减轻责任编辑繁杂工作的同时，保证了稿件达到网络首发的质量要求。
1 错误类型
根据《无机材料学报》的实际情况，上传“录用定稿”后返回的错误可以分为4类，即基本信息错误、排版错误、PDF转换错误和校对错误，如表1所示。下面分别予以讨论并给出解决方案。
表1 录用定稿错误汇总
| 基本信息错误 | 排版错误 | PDF转换错误 | 校对错误 |
| 无效的卷、期、年、月、文章编号、页码 | 图片位置错误 | 参考文献序号出现乱码 | 图、表、公式编号不连贯 |
| 修回日期在收稿日期之前 | 图表换栏、换页出现大量空白 | 特殊符号显示错误 | 分图编号缺失 |
| 关键词，作者姓名、单位中英文不匹配 | 双栏排后出现的接排问题 | 图片分辨率低 | 图题中的序号与分图不一致 |
| 邮政编码错误 | 非首页出现作者信息等内容的页脚 | 公式字符重叠 | 修改的标记、标注没有完全删除 |
| 作者简介信息不全 | 公式被文字遮挡 | 图上文字内容与图分离 | |
| 页眉的作者以及题名错误 | 页面设置不统一 | 图片不完整、有部分缺失 |
1.1 基本信息错误
基本信息错误又可分为2类。一类是稿件录用时还未确定的信息，如文章编号、卷号、期号、页码等。具体修改方法为删除有关的文章编号、卷号、期号信息，而正文和补充材料的页码可以分别独立编码，方便中国知网根据页数进行收费下载。
另一类为文章内容相关的基本信息，如中英文题名、DOI号、作者、单位、摘要、关键词、中图分类号、文献标识码、收稿日期、修回日期、基金项目、作者简介等。这部分尤其需要重视，如果出现错误，与后期上传的整期定稿或正式出版的内容不符合，需要逐一出具书面勘误申请并加盖编辑部公章，相当繁琐。作者、单位信息涉及版权甚至学术不端问题[10]，也不容忽视。摘要和关键词可以帮助读者检索，提高论文的检出率，增加文章的阅读、下载和引用次数，是上传录用定稿的首要目的，需做到正确、合适。中图分类号、文献标识码、收稿日期、修回日期、基金项目和作者简介需要做到完备、无缺失、没有逻辑错误，如修回日期不能在收稿日期之前。
1.2 排版错误
在换栏、换页时，图前可能出现的大量空白，需要对版面进行适当调整，将后文的文字填人空白处，或者将部分图前文字剪切到图后使图整体移动到前页或左栏。单栏转换成双栏之后可能会出现文字或图片接排紊乱。文字的接排错误可能是由于插入了未显示的分节符，需要显示后删除，或者调整为单栏视图后，先合并为一段，分栏后再重新分段[11]。转换成双栏后图片的位置没有随着文字移动，而是依然留在原位或是出现在不应该的位置。这种情况可能是由于插入的图片直接复制于作图软件，需要转换为标准的图片格式，并对位置进行相应的调整。公式图片被文字遮挡，也是由相同的原因所导致。由于正文和补充材料之间一般会插人分页符，补充材料的页边距，页眉和页脚的内容、格式可能与正文不同，全文需要统一。其他问题，如非首页的版面出现了含有文章基本信息的页脚，需要在选项卡中去除“链接到前一条页眉”，然后删除。
1.3 PDF转换错误
文档从Word转换为PDF时也会出现较多的问题，导致两者并不一一对应。图、表、公式、特殊符号、引用的参考文献序号都可能出现错误。图片有可能部分缺失，移动到页面以外，图片上的文字、箭头等与图片分离及相对位置出现位移，应该也是直接从作图软件中复制过来造成的，需要统一改为图片格式。尺寸较小的图片，转换后分辨率下降，导致图片模糊不清，需要把图片放大以改善分辨率。引用的参考文献序号出现乱码，这可能是作者使用EndNote等文献管理软件导致的，需要在Word的EndNote工具条中选择Remove Field Codes[l2]，去除域代码，仅保留文本格式。特殊符号显示错误以及公式中的字符出现重叠，一般是因为采用了不适当的字体，更换字体即可解决。
1.4 校对错误
上传录用定稿时，校对工作还没有开始，对这方面的要求总体不高，但是对于一些关键的、涉及文章内容的错误还是需要注意，尤其是图、表、公式。编号是否连贯，分图编号是否有缺失、错误，图题中的编号与分图中的编号是否一致。由于录用定稿是编辑之后的版本，修改的标记、标注可能没有完全删除，需要清理。
从回退的各种错误来看，中国知网对录用定稿的审核大体是基于以下3个原则：1）没有明显阅读障碍，如图、表、公式；2）保持各个版本的一致性，如各种基本信息；3）控制收费下载可能出现的纠纷，如排版中的空白。对此有了基本了解，有助于我们进行剖析，进而提出有针对性的解决方案。
2 解决方案
《无机材料学报》的稿件处理严格执行国家规定的三审三校流程，一般在三审、编辑之后录用，经过排版之后再开始校对工作，而准备在中国知网上公开的录用定稿，是没有经过排版和校对的。稿件内容经过三审后不至于出现纸漏，但是必然存在很多格式和语言文字方面的错误，在《无机材料学报》官网中OA获取的录用稿或者预印本网络平台[13]上也允许相应错误出现。但是，论文在第三方数据库（如中国知网）上线之后就是正式出版，并供用户按页付费下载，部分错误就变得令人难以忍受了。有错误的录用定稿会被退回要求修改，给编辑造成极大的负担，并影响网络出版周期叫。经过仔细研究发现，回退的错误类型与三校必须要解决的问题有很大不同。正式出版的纸质期刊有非常严格的审读要求，错误率必须控制在万分之二以下。而录用定稿网络首发的目的在于学术成果的抢先发表，在极短的时间内不可能把所有校对工作都做到尽善尽美。大部分的校对工作如字体、字号、文先图后、背题等依然可以放在校对时再做。这样就留给了我们可操作的余地，可以把上文汇总、分类后的各项工作分散到稿件录用之前的各个阶段，不至于因精益求精而延误了论文发表。
2.1 稿件入库阶段
在专家外审之前，不光要对稿件的科学性、学术性进行初步审查，确认是否达到期刊的要求，而且对于稿件的各项要素、基本格式和语言文字要有更严格的把控[14]。一般外审专家会对稿件内容的学术水平有整体上的把控，但是专家由于时间或者不重视等原因不愿意在细节问题上做过多的评述；因此，在这方面责任编辑一定要在初审时更为关注。对稿件必须采用更高的标准，使用期刊统一的模板[15]，符合格式要求。尤其是文章的基本信息，如题目、作者、单位、摘要、关键词和作者简介等要素需要仔细确认，确保没有错误才能人库，然后送专家外审。
2.2 退修阶段
专家外审之后的退修阶段，责任编辑在给出关于研究内容的修改建议的同时，对于格式和语言文字的问题也要提出修改意见，并且需要针对中国知网录用定稿的要求，与作者沟通修改部分校对错误，如确认图、表、公式的编号，页眉的作者姓名、文章题目是否和正文一一对应。
2.3 编辑阶段
完成三审之后进人稿件的编辑阶段，责任编辑要完成通读工作，同时排除排版错误，注意换页、分栏以及文字的接排，核对图片位置，确保在非首页的页脚不出现作者简介等基本信息、文中没有大量空白、公式与正文没有重叠。编辑阶段完成时，争取稿件的正文部分可以达到录用定稿网络首发的质量要求。
2.4 录用阶段
稿件录用之后，在上传到中国知网之前，责任编辑要删除论文首页、页眉、页脚上无意义的卷、期、文章编号等字样，页码独立编码，全面清除稿件上的修改标记、标注。然后把稿件的Word版本转换为PDF格式，转换后注意核对图片的位置、完整性、清晰度，确认图片上的文字、图形是否存在缺失、移位现象，检查特殊符号、参考文献序号、公式是否显示正确。
我们把每个阶段的注意点汇集在表2中制成录用定稿自查表，处理完相应的项目后责任编辑可以在前面的方框内标注，确认没有漏项。采用此方法的4个月后，在《无机材料学报》编辑部收到了良好的效果，录用定稿基本都可以一次性通过中国知网的审核，顺利上线。
表2 责任编辑录用定稿自查表
| 稿件入库阶段 | 退修阶段 | 编辑阶段 | 录用阶段 |
| 口 采用统一模板 | 口 页眉的内容与正文一致 | 口 图片位置正确 | 口 图片完整清晰、显示无误、位置正确 |
| 口 首页要素齐备 | 口 图、表、公式编号连贯 | 口 非首页页脚无基本信息 | 口 特殊符号、参考文献序号、公式显示正确 |
| 口 关键词准确合适 | 口 分图编号齐备 | 口 文字接排正确 | 口 清除编辑痕迹 |
| 口 中英文信息匹配 | 口 图题、正文、分图编号一致 | 口 没有大量空白 | 口 删除卷、期、年、月、文章编号 |
| 口 页面设置统一 | 口 公式与正文没有重叠 | 口 正文、补充材料独立编码 |
3 结束语
由于中国知网对录用定稿网络首发的稿件质量有较高的要求，因此，《无机材料学报》在中国知网上传的第一批稿件超过90%都因为各种原因被退回修改。本文收集了《无机材料学报》出现的各种错误和解决方法，分为基本信息错误、排版错误、PDF转换错误和校对错误，阐述了在稿件人库、退修、编辑和录用阶段的注意事项，提出了对相应步骤进行调整的具体措施。解决方案在《无机材料学报》编辑部推行后，收到了良好的效果：4个月后在不影响稿件网络首发录用定稿上传时间、不明显增加责任编辑工作量的前提下，稿件基本都可以一次性通过中国知网的审核，顺利上线。科技论文的网络出版时间比纸刊提前6-8个月，比中国知网原有的优先出版功能提前5-7个月，有望扩大期刊影响力。
4 参考文献
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