【作 者】姚春娜、吴滨:中南民族大学
【摘 要】探讨科技期刊稿件处理过程中编辑与作者如何进行有效地沟通,引导退修文章作者快速高效地完善稿件内容和提高稿件质量,退稿作者做到退稿不退人。在作者与编辑的沟通过程中,一般编辑处于主导地位,编辑应该加强职业道德修养,以期通过与作者的有效沟通来实现提高稿源质量的目的,并进而提高办刊质量。
【关键词】科技期刊;编辑;作者;交流沟通;办刊质量
论文的学术水平是科技期刊质量的关键[1],一方面,期刊要扩大稿源,广泛吸引大量优质稿件,影响因子较高的科技期刊更占优势,甚至可以从国外的SCI同行中虎口中夺食,进一步提高期刊影响力;普通科技期刊则可以通过约稿组稿等方式吸引更多国内专家的专注。另一方面,编辑可以通过在与作者的沟通过程中,发现作者、引导作者,将作者的研究成果更好地总结呈现出来,将文章水平提升一个档次。一位作者曾经说过他的经验,他的论文初稿,经导师对其论文进行了颠覆性修改,同样的实验数据,从另一个视角来解释实验结果使数据的重要性及亮点明显突出了,实验者原本认为发一个期刊影响因子在3左右的文章就很好了,最后发在影响因子6左右的一家较知名刊物上。从这个实例可以看出,好的写作水平对一篇文章的学术水平的影响同样很重要。很多经验丰富的作者,其文章条理性强、行文流畅、论证充分,读起来让人如沐春风,这种作者往往是编辑们的最爱,编校工作压力小,适度修改即可发表。但不是所有研究人员都如此,特别是年轻的作者,往往选题很好,研究工作也很充分,但论文写作水平就一言难尽了。写作问题体现在研究的亮点没有突出,语言不通顺,存在逻辑错误,文中有大量病句,重复内容较多,论文格式要求不到位等。这种情况需要编辑要有足够的耐心,与作者充分沟通,指导作者精心修改论文,将文章的核心内容、工作亮点突出。编辑和作者的沟通是文章发表过程中的重要过程,对提高文章质量,增强作者对期刊的黏着性有重要影响。这要求编辑有良好的沟通技巧,有同理心,站在作者的角度同作者交流。本文拟从编辑在与作者沟通过程中的一些方式方法进行讨论,探讨如何在与作者的沟通方面科学提高办刊能力。
1 良好的沟通能力对编辑的素质要求
1.1 编辑要有高度责任感
如果没有大量作者投稿,期刊就成了无水之源、无米之炊。为了保证充足和稳定的作者队伍,期刊编辑无疑应加强与作者的沟通与交流,急作者所急,想作者所想,不断提高服务作者水平。作为一名编辑,要对期刊对作者有高度的责任感。
责任感首先体现在对业务素质的不断提高上。一名合格的科技期刊编辑要不断培养自身的专业知识,做一个知识广博的杂家[2]。对编辑来说专业知识包括两方面,一是本学科研领域的专业知识,二是编辑学知识。随着计算机技术的不断发展,知识在以指数式积累上升。要求编辑不断学习,方能跟得上行业作者的脚步,进而能做到引领作者的科研步伐。如果不能跟上科研的步伐,怎能更好地理解作者的文章,更别提引领作者的写作方向了。编校能力的不断提升是一个长期过程,科技期刊编辑切不可忽视编校能力的学习,特别是年轻的编辑更要静下心来,认真学习编校知识。自己水平高了,指导作者就容易多了,更能帮助作者梳理好一篇文章。
责任感还体现在对期刊发展的危机意识上。应该认识到很多科技期刊还是非市场化经营,如把其放到市场化的汪洋中,很多小型科技期刊是多么渺小。曾经一个市场化程度较高的社科类期刊主编在一次编辑学会议上不客气地的批评部分高校学报,说道:如果将在座的编辑们的高校学报全部推向市场化,他相信很多高校学报一两年内就会倒闭。言辞很尖刻,但也是不争的事实。虽然现在很多排名较好的期刊有很好的各种资源,但也应保持危急意识,一般的科技类期刊更不用说了。作为市场化转型还不成功的诸多科技期刊,应做到未雨绸缪,积极思考如何提升办刊能力,加强对新媒体的学习应用、探讨市场化的可行性方案等,以应对将来可能发生的新形势。
1.2 编辑要有同理心
同理心(Empathy)又译为“神人”、“共感”、“共情”等。泛指心理换位、将心比心。亦即设身处地地对他人的情绪和情感的认知性的觉知、把握与理解[3]。信任关系来源于同理心,对别人越真诚,越善于倾听、体谅、尊重或宽容别人,别人也就会越真诚和信任。如此形成一个良性循环后,人与人的交往就非常顺利了。同理心不仅是为了理解别人,也是让别人理解自己。同理心并不是迎合别人的感情,而是理解和尊重别人的感情,在处理问题或做出决定时,充分考虑到别人的感情以及这种感情可能引起的后果。
人非草木,孰能无情。对编辑同作者交往来说,晓之以理可能远不如动之以情的时候多,唯如此才能吸引优质稿件。稿件质量是期刊生存与发展的根本,提升期刊质量离不开高质量的稿源,稿源是科技期刊的立刊之本,而高质量的稿源是大量作者辛勤劳动的成果。作为编辑,这种设身处地的与作者“共情”更能引起作者的共鸣、理解、支持。稿件被接收,皆大欢喜。特别是从事科研工作不久的作者,他们心怀感激之情。这种情况下,交流似乎更顺畅,在鼓励并为作者高兴的同时合理恳切地指出文章的应修之处,不应觉得本刊发了你的文章,你可以毕业了、结题了,觉得作者应该感恩戴德似的。高高在上的态度容易让作者产生距离感,编辑时刻应把自己放在服务员、秘书的位置,协助作者把他们的文章事业变得更美好,是“服务员”,不是“施与者”。
退稿是每个编辑不可避免的,一般越是好期刊,退稿率越高。退稿对编辑来说是一个日常工作,但对作者来说,很可能在一段时间内形成“打击”。无论文章数量产生多或少的作者,收到退稿通知时都应该没有欣喜之情。这种情况下,编辑更应该做到“共情”,针对每位作者撰写出不同的退稿通知。无论文章多么不可取,作者都付出了辛勤的劳动,也必有闪光之处。在充分肯定作者亮点的同时,真诚指出作者的不足和可能的提高之处,也许作者经过实验的修改补充后会取得意想不到的好结果。估计大部分期刊对编辑的要求都是“退稿不退人”。只有站在同理心的角度看待处理问题,才能减轻作者的心理负担,使他们继续支持该期刊。
2 主要交流沟通内容及方法
2.1 常用沟通方式
随着网络技术的发展,编辑与作者的交流沟通方式由过去的书信方式转变到E-mail、QQ、微信等方式,缩短了编辑周期,提高了编辑效率[4]。特别是QQ和微信不仅方便及时,还具有强大的分享功能。编辑没有理由不使用大家所常用的沟通方式。同时,编辑要充分利用这两款软件强大附加功能。QQ空间和微信朋友圈受到很多科研人员的喜爱,在空间或朋友圈分享一些原创或转载其他公众号等的科研相关文章成为科研生活的一部分。
作为编辑,也应该专注大量编辑网站及学术网站的一些内容。对一些有参考价值的文章修改技巧、行业动态类的文章,不妨分享到QQ空间、微信朋友圈,也可以自己原创一些文章发表供投稿作者们浏览,也许某些内容对某位作者就产生了一定的帮助。
建立栏目作者QQ群也是建立良好的长期互动关系的一个方式。在专业群里定期发布编辑方面的新规范、新标准、期刊选题计划等,同时编辑们也可以了解作者从事的研究工作、专业发展动向以及行业内的活动,鼓励作者将自己的科研成果以论文的形式发表,与同行进行交流,增强学术交流气氛。在互动之中促进高质量且稳定的作者群建设,扩大了期刊稿源,使期刊能走上良性发展之路。
2.2 拟退修稿处理方式
对拟录用稿件要一经录用即进入编辑过程。稿件进入编辑流程对作者是一粒舒缓剂,因为意味着要出版了[5]。进入编辑流程后,稿件写作水平却还是差异显著的。来源不同,作者水平也是参差不齐。碰到研究水平及写作水平俱佳的稿件编辑可能比较省心省力,一些熟悉本刊格式规范对刊物认同度非常高的老作者同样省心省力。但很多时候国内期刊编辑更多面对的是进入科研领域不久的青年学者,他们学术思想新,写作水平“嫩”,往往不了解刊物的格式规范。编辑退修时,需要对专家审稿意见仔细斟酌,弄清专家的修改意见。有时审稿专家用词较尖刻,这时编辑既要把审稿专家的意见准确表达出来,又要软化专家的棱角,这需要编辑有一定的学术领悟能力,因人而异地提出明确的修改意见,将要补充的资料、内容一一列出,让作者一次修改到位。修改要求要做到以理服人,让作者接受得心服口服。
文章格式虽然有规范可循,但同样琐碎。字、词、句、图、表皆有修改的可能。现实中即使将本刊优秀模板文章发给作者作为参考,修回稿依然存在很多细节上的不符合要求之处。例如参考文献部分尚属于要求明明白白,规范简单可循,但还会发生各种各样的小错误,且不论文章主体部分了。在对文章的细节修改上要体现编辑的同理心,对修改要求尽可能表述明白,有理可循,相同的要求在稿件做好修改范例标记。特别是那些选题新颖而写作水平欠佳的稿件,要耐心与作者沟通,引导作者根据选题完善稿件内容,提高稿件质量。特别是第一次撰写科研论文的作者,可能需要编辑一次次通过QQ或微信进行指导来提高文章质量,在沟通过程中,要把他们当做自己的知心QQ友、微信友,话家常式的把一些要求提出来,一篇好的文章需要一次次打磨,家常式的QQ或微信沟通可以缓解作者的焦虑感。
2.3 拟退稿处理方式
退稿做到退稿不退人,细心给出退稿原因。退稿是编辑出版工作中一个重要环节,一篇稿件至少作者经过了多天的写作磨炼,有实验基础的研究性论文更是经过多少天的反复实验。退稿过程要尊重作者的辛勤付出。据统计[6],高水平、高质量的优秀期刊其退稿率为70%-90%;中等水平期刊退稿率为40%-70%。可能很多作者都经历过被期刊退稿的过程,负责任的退稿建议往往在被作者采纳并对文章进行修改后,再转投他刊,后得以发表。当初被退稿作者一般都有挫败感的,但最后很多也能转为一个不错的结果。这对作者是一个鼓励,也体现了编辑对知识的高度尊重。
编辑对稿件退稿要及时,不可拖延不了了之了,这样是对作者对知识的不尊重。及时退稿作者才能尽快重新修改或补充足够的实验并转投他刊。
无论投稿作者是专家还是新手,无论投稿单位是知名高校、研究机构还是一般高校和普通研究机构,编辑都要善待作者,不可居高临下。特别是普通研究机构的作者,不要带着一副有色眼镜,认为普通的研究机构的学术水平一定是不行的。善待每一位作者,秉承一颗同理心,避免伤害作者的自尊心。更要帮助那些潜在作者,在写作技巧和研究选题上进行帮扶。
2.4 执行期刊规章制度,同时灵活处理问题
期刊的出版都有一定的规章制度可循,大部分稿件也遵循相关流程一步步进入下一环节。但有时难免有个别稿件需要作出调整,特别是许多研究生的稿件,因其论文答辩对论文有时效性的要求。在不影响出版排期的情况下,个别论文适度提前发表对研究生们帮了大忙,潜在地扶持了年轻的科研人员的成长。
对一些热点追踪文章、配合某次重要会议专题的一些高水平文章也可以提前发表,即引导了学术方向,也容易聚集关注度。对这种前沿性文章,其时效性要求非常高,常常出现不同杂志同一时期、或同一本杂志在不同期上发表的各自独立完成但内容有联系的高水平文章。这类文章要求编辑加快稿件处理流程,应对热点领域。
充分利用补白,编发会讯等作者所需信息。利用补白刊登投稿须知、稿件撰写格式、领域内一些新名词命名介绍等信息,提高作者写作水平,同时也可以及时发布最新科研动态、学术活动的简讯及会议的征文信息。在最新科研动态上,科技期刊还需要借鉴一些知名公众号的经验,起到引领推动科研发现的作用。同一些学术会议的互动能起到宣传的作用。适度地对科技期刊进行宣传,提高其影响力和知名度也是抓住作者的有效方法之一。在信息发达的现代社会,将自已推介于众是生存和发展的重要手段。专业期刊要有稳定的作者群,就必须让作者了解期刊[7]。
科技期刊专业性强服务领域窄,提高期刊质量关键在吸引优质稿源。这需要编辑在同作者的交流过程中,充分尊重作者,坚持同理心,取得作者的信任与支持。同时编辑要有耐心,积极引导作者撰写出符合出版规范的研究性论文。
参考文献:
[1]栾维涛,栾昊.科技期刊编辑引导作者撰写优质论文的几点思考[J].传播与版权,2018(11):59-60.
[2]姚春娜,吴滨.大数据时代科技期刊人才培养思考[J].湖北工业职业技术学院学报,2017,30(3):95-98.
[3]车文博.当代西方心理学新词典[M].长春:吉林人民出版社,2001.
[4]谷记平,翁蔚.科技期刊出版的两种形式——传统纸质出版与数字化出版[J].编辑学报,2017,29(S1):76-79.
[5]卢圣芳.科技期刊编辑对作者人文关怀的体现[J].编辑学报,2013,25(S1):93-94.
[6]颜巧元,刘义兰,王菊香,等.试论稿件处理中科技期刊编辑对作者的人文关怀[J].中国科技期刊研究,2013,24(4):780-783.
[7]周汉香,刘洪华,江勇,等.新常态下冶金专业期刊如何解决稿源危机的问题[J].湖北师范学院学报(自然科学版),2016,36(3):158-161.