【摘 要】标准化操作规程（SOP）在一些实践性强、操作性强的专业和技能型、应用型人才培养过程中已得到广泛应用。编辑工作具有流程化的特点，同时也是操作性、专业性较强的过程，对于制定的期刊编排规范，不同编辑在稿件处理时多少会存在主观差异。将SOP概念引入到稿件处理流程，“写你所做，做你所写”，建立指令准确、标准规范、操作性强的SOP,能减少稿件处理过程中不必要的变异性和复杂性，通过遵从最优化工作程序，获得最佳工作效果。
【关键词】人工智能；标准化操作规程（SOP）；编辑；编辑流程
1 SOP的概念和由来
SOP（Standard Operation Procedure），即标准化操作规程。是以文件形式描述生产作业过程中的操作步骤和应遵守的事项，用来指导和规范员工日常的工作[1]。SOP的提出背景与手工业发展有关，当时的人员培训通常是以学徒形式，通过口头传授、亲身示范来实现。随着工业革命的兴起，生产规模不断扩大，产品工艺逐渐复杂精细，分工逐渐明确细致，各道工序的管理日益困难。如果只是依靠口头传授操作方法，已无法控制品质。因此，必须以书面形式统一各工序的操作步骤及方法，这便是SOP最早的雏形。
随着社会文明的进步和生产力的发展，越来越多的企业为了方便管理，将一些操作记录下来，制定一个标准的流程，员工可以按照这样的规程去操作，避免发生错误或给公司带来不必要的损失[2]。
SOP是一种标准的作业程序，是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化操作程序设计。通俗来讲，所谓的“标准”，就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化。其度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。简单说来，就是“写你所做，做你所写”。
2 将SOP引入稿件处理的原因和优势
其实在编辑行业，大家一直都遵循着专门的编排规范，也有较完善的行业准则，但却未能将这些规范具体结合到稿件操作流程，缺乏“规定成文”的意识，未能制定专门符合编辑行业的SOP。笔者查阅了大量资料后发现，目前国内外都鲜有关于SOP和稿件处理流程相关性的文献报道。
好的行业经验都值得被借鉴、引用。我们之所以会设想将SOP概念应用到稿件处理，还与编辑部的工作性质和实际情况有关。编辑部工作具有流程化的特点，审稿、退修、校对、核红、出刊环环相扣；稿件的处理是一个操作性、实践性较强的过程，需要有一定专业背景的编辑完成，属于专业技能型工种。稿件处理要符合行业的标准化编辑规范，但是具体到稿件处理中，对于制定的期刊编排规范，每个人在执行时多少会存在主观差异。稿件质量不仅受到作者书写水平的影响，更取决于编辑的退修和校对水平，甚至某种程度上说，编辑对稿件的处理水平会直接影响稿件的最终质量。而SOP针对的正是直接影响结果的那些操作过程。编辑部传统的人才培养模式多是通过老编辑带青年编辑，通过经验传授、业务培训班的模式，让新手编辑在实践中逐步摸索总结，受到的不确定因素较多，主观随意性较强，许多编辑都是按经验、按习惯来做，工作流程标准化的概念比较淡薄。当遇到编辑部人员流动，老编辑流失造成好的工作技巧难以传承和保留时，新的编辑难免存在适应期内的技术和经验缺陷，这对保持编辑部工作的连续性和整体性不利。
SOP的精髓就是把一个岗位应该做的工作进行流程化和精细化，使得任何一个人处于这个岗位上，经过合格培训后都能很快胜任该岗位[3]。在上岗培训中，有了“最优化的操作程序设计”指导，使新人能够有章可循，明确了“我有什么权责？该做什么事？该如何去做？在什么流程要符合什么要求？达到什么效果？”，有利于新人编辑更快更好地适应工作。在稿件处理中，有了统一的SOP，可以减少稿件处理过程中不必要的变异性和复杂性，将焦点集中在操作上，控制主观干扰因素，遵从最佳工作程序，获得最佳工作效果。在编辑部管理中，通过SOP指导“管”+“理”，增强工作考核中“理”的意识，避免因人员流失引起经验缺失，实现重点环节重点监测，使工作从起点到终点都一目了然，有据可查。
3 将SOP应用在稿件处理流程的构想
质量管理专家戴明曾经说过：“产品是制造出来，不是检验出来的。”这个观念同样也适用于稿件的处理。
一篇稿件，我们既可以将文章的处理流程看成独立的板块，例如退修、校对、核红、清样；也可以将整篇文章拆分成独立的板块，如文题、作者单位、中英文摘要、前言、材料与方法、结果、讨论、参考文献；每个板块其实都是互相联系，环环相扣的。所谓“细节决定成败”，而SOP可以帮助编辑将稿件处理操作流程化和精细化，并对稿件操作中的关键控制点进行细化和量化。我们大胆设想，可以针对稿件操作的不同板块，逐步制定专门的SOP。以稿件的退修为例，退修时编辑会根据现有的编排规范，对作者文章的每个部分梳理出所有需要修改的问题，然后等待作者按要求修改回复。但往往在这个过程中，编辑的业务能力、对编排规范的理解、作者的配合程度等等都会存在一定差异，从而影响稿件的最终质量。如果我们能制定出相应的SOP，明确指出编辑退修时哪些问题是重点必须要解决的；哪些问题是不那么重要可以自主处理的，就能避免将不必要的精力浪费在不重要的问题上，并严格围绕重点问题来操作处理稿件。同时，SOP还可以明确规定修回的文章要达到什么标准，问题解决要达到什么程度，尽量将稿件的考核指标量化、细化。如《中华实验外科杂志》就对稿件一校和二校的处理流程及注意事项进行了SOP设计，见图1和图2。
图1 稿件一校处理流程及注意事项
图2 稿件二校处理流程及注意事项
4 稿件处理SOP编写中需要注意的问题
其他行业应用SOP的经验提示我们，SOP应该由经常从事这项工作的人来写，或对这项工作直接负责的人来完成。同时，SOP应该通过该行业专业素养较高的几人修改，最后经过直接主管人员和质量保证主管人（QMP）的批准，或是机构的质量总监批准[2]。无论是哪个专业的SOP，都要帮助解决“4个W”+“1个H”的问题，即Who（谁）、What（内容）、When（时间）、Where（地点）、How（怎样操作），即谁来做？什么时间做？在什么地点？怎样操作？在SOP中都要有明确的阐述[4]。SOP的目的是指导和规范日常重复性工作，使通过相同的操作程序得到一致的工作结果。工作人员必须严格遵守SOP，它是工作人员的操作指南[5]。SOP的书写要求主要包括科学准确、清晰易懂、操作可行，不需要用抒情、论证辩论的语言，需要言简意赅[6]。在SOP中描述步骤时，解释“什么很重要”“什么不太重要”都很重要。SOP不是一成不变的，它是一个不断总结、持续改进的过程，SOP的语言表述应使大家都能理解又不会产生歧义[7]。
因此，稿件处理SOP的制定，应该由主编或资深责任编辑、企业管理专家来共同完成，在制定过程中要成立SOP编写小组，确定具体的SOP负责者、制定者、审定者、批准者、执行者、检查者人选，按照标准规范、操作性强、内容详尽、指令明确的原则来确立SOP编写内容。SOP的编写本身素材量巨大、工作纷繁芜杂，尤其在编辑行业，编写SOP是一个全新的概念和首次尝试，好比要去征服一座无人涉足过的高山，初期肯定会遇到重重困难。编写初期可能需要查阅和学习目前已成文的SOP，必要时聘请SOP相关专家授课，并选派人员到已经执行SOP的单位考察学习，积累经验，通过广泛搜集文献、集思广益、确定流程、明确步骤后，再进行编写。SOP编写完毕后，还需要进一步制定SOP培训计划，做好SOP实施的宣传，在编辑部进行广泛动员和试运行，定期组织编辑们学习、演练。当然，SOP的内容并不限于文字，可以灵活运用各类表格、流程图、示意图来形象示例、帮助理解。同时，为保证SOP的完整性、权威性、科学性、可行性，达到“最优化操作程序设计”的效果，可以引入并应用持续质量改进（PD-CA循环）管理工具，不定期抽查SOP的执行情况，定期汇总SOP执行过程中反馈的问题，进行SOP的提炼、总结并持续改进，定期修订和完善[8]。
当下，随着科技进步，很多行业都处在全新的甚至更加彻底的技术革命中。有效的管理和科学的SOP制定，已经逐渐成为技术行业的关注热点。目前，越来越多的行业和部门都逐步创建了自己的SOP。我们大胆设想，在未来的技术变革中，编辑行业也许能通过建立完善、精确的SOP带来整个行业的根本变革和飞跃发展。
参考文献：
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[2]张潇,赵明海,刘福生.标准操作规程(SOP)由来､书写要求及其作用[J].实验动物科学,2007,24(5):43-47.
[3]顾晓巍.供应室标准化操作规程的构建[J].当代护士(中旬刊),2016(9):141-143.
[4]Irina C,Michelle R.GLP SOPs for Equipment Calibration and maintenance.Part 4:Logistics of SOP Writing[J].Qual AssurJ,2007,11(1):60-63.
[5]李娜,关红,陈莉,等.标准化操作规程在临床护理本科教学中的应用[J].护理研究,2017,31(32):4053-4056.
[6]张呈菊,马璟,李旻,等.GLP机构中SOP的制定､执行与管理[J].中国药事,2015,29(1):24-27.
[7]徐淑贞,陈明涛.检验科SOP文件编写的体会[J].中医药管理杂志,2011,19(7):688-689.
[8]刘肖.基于三甲复审实践的消毒供应室质量管理SOP的编制应用[J].中国继续医学教育,2018,10(2):42-44.
