学术期刊编辑出版工作流程再造及实践_中国（武汉）期刊交易博览会

　　【作　者】张建业、刘勇：空军工程大学学报编辑部

　　【摘　要】在对学术期刊常规编辑出版流程进行总结归纳的基础上，运用流程再造的思想对编辑出版流程进行了冗余设计及裁剪，给出了详细的设计说明，并根据工作实践进行了审校流程及勘误设计，为提高审校效率和质量提供了有效手段。此外，还在使用和研究投稿软件支持系统的过程中，进行了功能定制、流程控制等适应性改进，使软件系统能够更好地满足工作实际的需要。

　　【关键词】学术期刊；编辑出版；流程再造；冗余；裁剪；勘误

　　编辑出版是办刊出书的最基本的业务工作，对于编辑部、期刊社、出版社等似乎是司空见惯的一件事情，特别是信息化、网络化手段高度发达的当代，选题组稿、编辑把关、专家评议、主编审定、文稿编校、排版印刷一气呵成，甚至看不到一张纸片，所有工作就全部完成了，其中的业务程序明晰、分工明确，何来流程再造？然而，在笔者看来，前述程序确实是基本业务流程，是在长期编辑工作实践中形成的相对稳定的必要程序，缺少哪个环节都是不行的。一方面，正是因为这种相对固化、呆板的工作程序，使长期从业的编辑人员形成了条件反射，形成了自然习惯，从心理学的角度来看，会对保持积极负责的工作状态产生潜在负面影响；另一方面，随着人员流动、岗位调整，带来了角色转换，不仅新的从业人员需要接受培训，而且即使是经验丰富的资深编辑也需要重新熟悉流程。此外，随着软件支持系统的发展完善，以及移动办公的兴起，流程再造[1-2]对于保持活力、提高效率、顺应发展都具有十分重要的作用和意义。

　　1 学术期刊的常规编辑出版工作流程

　　通常人们耳熟能详的“编辑六艺”是编辑的主要工序，是对编辑出版行业基本业务的高度概括，包括了选题、组稿、审稿、编辑、加工、校对，并以此为基础形成了编辑出版业务的基本工作流程。实际上，编辑出版作为一门新兴学科专业，覆盖了以报纸、图书、期刊、广播、电视、网络、数字媒体等作为媒介的编辑、出版、发行等活动和内容，即便将研究的范围缩小至其中的一个部分，范围也十分宽泛，例如期刊，所包含的内容也十分庞大，因为大众读物、学术期刊与工作指导类刊物存在很大区别。鉴于本文作者所在编辑部主办了2种期刊，即《空军工程大学学报（自然科学版）》和《空军工程大学学报（军事科学版）》，自然科学版已被国内各主要数据库出版商和科学计量评价机构收录，军事科学版属于军事学核心期刊，这2种刊物都具有广泛的代表性，所以本文将研究对象限定为学术期刊，同时以该刊2种版本的编辑出版实践作为研究的出发点和落脚点，研究结果也具有较为可信的推广应用价值。

　　一般情况下，学术期刊的常规编辑出版工作流程就是在“编辑六艺”主要工序以及“三审三校”基本流程的基础上进行适当扩展，如表1所示。

表1 学术期刊的常规编辑出版流程

步骤	过程环节	工作内容
1	选题策划	全年发文选题的计划、方向、重点，以及栏目调整、设置
2	组稿约稿	根据工作计划组织稿源，或进行约稿，并定期跟踪进展情况
3	来稿登记	对稿件进行初审，对政治、保密、学术水平、稿件内容进行初审，初审不符要求的稿件直接退稿，符合要求的根据内容、栏目及编辑现有待处理稿件情况，视情况分配给责任编辑初审
4	编辑初审	对稿件政治问题、保密问题、敏感问题、重大选题、创新性、规范性、以往刊稿情况等进行初审。初审不合格的稿件，与作者联系退稿；初审合格的稿件，送同行专家复审
5	专家复审	对稿件进行匿名同行评审，并定期跟踪进展情况。责任编辑应对专家审稿意见及时汇总，并反馈给作者。稿件是否拟录用一般应按评审专家意见处理，专家意见不明确时，责任编辑与执行主编共同商定
6	稿件审定	栏目责任编辑整理作者修回稿件，定期上报审稿会议进行拟录用审定。修回稿件必须要素齐全，主要包括：保密审查证明、版权转让协议、原始稿、修改稿、初审意见、复审意见、修改说明等。经审定符合要求的稿件，根据审定意见进行修改完善；不符合要求的，直接退稿或退回文章责任编辑再审或请作者再修
7	排版	经审定符合要求的稿件，确定刊期。执行编辑汇总各栏目责任编辑报送的文章，页码足额一期后进行排版
8	初校	所有编辑共同完成校对
9	二校	各责任编辑对全文通读校对，检查初校中的问题是否解决，对稿件中新发现的问题联系作者修改。同时对版面进行加工，尽量避免转页
10	三校	各责任编辑对待刊稿件进行最后通读校对
11	终审	主编对该期执行编辑报送的清样，进行全文通读审定
12	出版印刷	该期执行编辑根据终审意见对刊发稿件进行校对修改，确认无误后报主编签字，送交印刷厂。执行主编、该期执行编辑及时与印刷厂联系，做好发行准备工作
13	期刊发行	该期执行编辑收到印刷成品后检查印刷质量，执行主编、编辑部进行质量检查。符合出版标准后，该期执行编辑组织发行
14	存档传送	该期执行编辑整理归档，档案材料应该包括保密审查证明、作者原创声明、版权转让协议、原始稿、修改稿、初审意见、专家审稿单、修改意见、修改说明等
15	总结讲评	总结本期稿件选用、编辑、校对、排版、印刷等质量，查找存在问题，进行总结讲评，编校质量报告应存档并作为编辑人员年终考评的重要依据

　　该表中展示的过程环节对于各个期刊来说可能不尽相同，但作为常规流程和主要内容基本上是类似的。特别是由于办刊目标定位、人员编制结构、岗位职责分工、经费支持力度等各种因素的影响，各个期刊都具有自己的特色，但正因如此，也为期刊各自的业务流程再造提供了潜在的巨大空间。

　　2 编辑出版业务流程再造

　　企业业务流程再造的概念是对流程进行根本性再思考和彻底性再设计，从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的显著性改善，使企业能最大限度地适应以“顾客、竞争、变化”为特征的现代企业经营环境[3]。自20世纪90年代以来，流程再造思想逐步被广泛认可，并推广应用到更多的领域，以期在控制成本、改善品质、提高效率等各方面得到改进、取得明显成效[4-5]。我们都知道，从同一条流水线上出来的产品都是一样的，外观、性能、功能等基本属性具有高度的一致性，因而在企业之外的其他领域贯彻应用流程再造的思想，要充分注意到与企业生产产品的差异性。特别是在当今融媒体时代，学术期刊要实现融媒体转型，就必须进行编辑流程再造，才能达到融媒体传播的目的[6]。

　　2.1 编辑出版流程冗余设计及裁剪

　　在流程上，期刊编辑出版工作具有明确的程序步骤、时间节点、内容要求、循环周期、连续不断等特点，具有显著的产品生产相似性，即“形似”；在性质上，期刊编辑出版的最终“产品”是文稿，这种“产品”凝结了人的智慧，属于智力劳动，与具有固定加工工艺的工厂流水线不同，期刊编辑“工艺”因人而异，因此没有一件文稿产品是相同的，即没有“神似”。编辑出版与企业生产虽无神似、却又形似的差异性，要求在实践中不能生搬硬套，但对效率的追求、对创新的渴望，在主观和客观上都具有进行流程优化再造的迫切需求。

　　工作实践中，为使流程具有普遍适用性和更好推广价值，在程序上笔者更加注重冗余性设计，方便不同期刊进行适应性裁剪，主要是在常规流程的基础上设计了冗余项和裁剪项，如表2所示。

表2 编辑出版流程的冗余设计及裁剪

步骤	过程环节	冗余项	裁剪项	设计说明
1	选题策划	期刊发展规划计划	期刊评价指标分析	主办方对期刊建设有明确要求时，需要将年度规划计划、评价指标分析研究作为重要内容列人节点步骤
2	组稿约稿	自然来稿		自然来稿是办刊的重要途径，甚至是稿件主要来源
3	来稿登记		稿件背景审查登记	背景审查是期刊加强特色办刊、调整方向的重要途径，既可以列入初始程序由专职人员完成，也可以与编辑初审合并，由栏目编辑完成
4	编辑初审		拟制送审专家名单	主要针对新入职的编辑人员设立该程序，新人不熟悉单位、行业情况，需要资深编辑或主编等进行把关帮助
5	专家复审	修改通知		责任编辑需要将专家意见和编辑意见一并发送作者修改，这是一个自然过程，可视情况单独列为一个步骤
6	稿件审定	主编审定、编委会议审定	学术不端检测	稿件审定的方式有多种，可根据期刊自身传统、习惯，以及建设要求进行设计。是否进行学术不端检测取决于主管机构要求和期刊自身建设需要，在现阶段情况下，对于国内外公开出版的刊物，该程序可在投稿登记阶段进行；对于军内发行或其他一定区域范围发行的刊物，可在该阶段集中进行检测，效率会更高
7	排版	编辑部内部排版、印刷厂排版、排版公司排版		排版作为重要程序必不可少，但方式有很多种，主要由编辑部人员编制、办刊经费、管理机制等决定
8	初校		封二封三、彩色插页、广告宣传设计	由于期刊定位不同，此处裁剪项有很大区别。实际上，具有宣传任务的期刊，需要在年初制定宣传计划，每期美术编辑要及早跟进，涉及经营事项时更需周密安排，以整期出版计划为牵引，合理安排工作步骤节点
9	二校		英文编校	英文编校的程序主要根据期刊定位而设立，编校时机与发文量和工作习惯有关
10	三校		互校	为提高编校质量，降低差错率，有条件的编辑部可以增加互校环节
11	终审	清样审定	行政审批	清样的形式可以是纸质版，也可以是电子版，根据编辑部内部工作机制确定。一般情况下期刊实行主编负责制，出版由主编审批即可，当需要主办机构审批时，履行行政审批程序
12	出版印刷	印刷质量检查		编辑部对期刊印刷质量进行抽检，发挥进度监督、质量监控作用
13	期刊发行	发布期刊电子版、更新期刊网站、更新移动终端App、更新微信平台	期刊审读	期刊发行包括纸质版、电子版，如设有移动客户端App和微信公众号、订阅号等，也需要同步制作发布。审读是提高期刊整体质量的重要方法和程序，可根据编辑部自身建设需要，在期刊发行后进行
14	存档传送		账务处理	账务处理属于编务工作，没有专职编务人员时就成为编辑工作程序
15	总结讲评		收集反馈意见	通过不同渠道收集作者、读者、编者的意见和建议，不断改进工作，提升办刊质量

　　表2中，过程环节与冗余项是包含或者并行关系，与裁剪项是独立或者串行关系。表中共设计裁剪项11个，在不计算冗余项的情况下，学术期刊编辑出版流程再造的步骤程序范围为15≤n≤26。在笔者所在的编辑部，2种期刊各自的流程不尽相同，而且在一段时期内，需要根据工作情况对流程进行调整，完成特定任务后再对流程进行修订，因而流程是一个具有相对稳定性的动态过程。

　　2.2 期刊审校及勘误设计

　　最新的《报刊质量管理规定》中已经明确，期刊的出版质量包括内容、编校、设计、印制4个方面，质量等级设置为合格和不合格，4项中只要有一项不合格即为整体不合格，其中编校差错率<2/万为编校质量合格。对于编辑部来说，除印制交由印刷厂外，其余3个方面均属于本职工作，而期刊整体审校又属于出版前的最后一道重要把关程序，要对当期的内容、编校、设计进行全面审定、校对，这项工作一般由编辑部主任或者主编来完成。一般而言，审校与审读不同，主要体现在时机上，前者是期刊出版前，后者是出版后。为提高期刊质量，应在审校流程上进行优化完善，或者再造审校流程，尽可能将问题在审读之前解决掉。

　　表3是笔者根据工作实践总结概括的审校流程及勘误设计，可有效提高效率、保证质量，其中“内容”“要求”均为本刊自定，仅供参考。

表3 期刊整体审校流程及勘误

序号	分类	内容	要求	常见问题	标记
1	要素审查	作者及单位	表述准确、完整	超过20字，或不精练
2			作者：同一作者在本期中具有唯一性	本刊要求不能重复出现
3			单位名称：至二级单位	单位级别、层次不统一
4			单位地址：省份+城市	缺省份
5			邮编：准确	不准确
6		摘要	表述规范	核心要点不明确，或称谓不规范
7		关键词	准确	不规范、随意、编造
8		中图分类号	准确	缺失
9		文献标志码	准确	缺失
10		文章编号	准确	重复、错误
11		收稿日期	准确	缺失、错误
12		基金项目	标注：省部级以上基金项目	名称不准确、当期不统一
13		作者简介	符合规范	随意
14		参考文献	符合规范	不规范、随意、缺信息、标注错误、正文无引用
15	内容审查	引言	完整	涉及敏感事项
16		一级标题	编号完整、顺序正确	编号错误
17		二级标题	编号完整、顺序正确	编号错误
18		三级标题	编号完整、顺序正确	编号错误
19		图与表	编号完整、顺序正确、内容清晰无误	编号错误，图表不完整、不规范
20		数学公式	编号完整、顺序正确、内容清晰无误	正斜体有误
21	格式审查	要素字体字号	符合规范	字体不一致
22		正文字体字号	符合规范	字体不一致
23		图表字体字号	符合规范	字体不一致
24		公式字体字号	符合规范	字体不一致
25		文章版面排版	页眉页脚间距	全文不统一，有大有小
26			段落间距	间距过大
27			分栏	阅读困难、不易辨别上下文关系
28		目次	本期参数正确性	印数调整时没有更改
29			目次信息与文章排版一致	撤换稿件时有遗漏
30			作者无重复	重复出现
31			编审信息完整准确	校对有遗漏
32		封二封三	宣传标题准确无误	校对有遗漏
33			文字介绍准确无误	校对有遗漏
34			图片处理及编排合理美观	印刷质量不稳定，存在色差
35		封面封底	本期参数正确性	印刷厂漏印、错印
36	保密审查	引言/概述	不涉密	涉及敏感事项
37		论文主体	不涉密	涉及装备型号、规划计划、特定任务、内部事项
38		结论	不涉密	涉及敏感事项
39	政治审查	主要观点	符合宣传规定	与党和国家重要文件、领导人讲话不一致
40		重要表述	符合宣传规定	与党和国家文件、政策法规、领导人讲话不一致

　　表3中的“常见问题”可以吸收借鉴各个编辑人员的编校经验不断添加和积累，以便在期刊整体审校时对照检查，凡是逐条检查过的内容进行标记，这样可以有效减少错、漏项，不至于发生明显问题，同时也可显著缓解编辑审校工作的紧张情绪，对于保持积极主动、细致敏锐、张弛有度的工作状态具有良好作用。徐清华等提出并建立的流程知识管理体系具有上述类似功能，并在实践中取得了良好效果[7]。

　　3 软件支持系统的功能适应性改进

　　随着计算机软硬件、网络、存储、通信技术等的快速发展，特别是大数据、云计算的广泛应用，编辑出版行业也逐渐告别了以笔和纸为主要工具的时代，取而代之的是以投稿软件为核心的计算机网络支持系统，如国外的Editorial Manager ScholarOne Manuscript Central、Elsevier Editional System，国内的北京玛格泰克稿件远程处理系统Journalx、北京勤云稿件处理系统、西安三才期刊采编系统等圈。这些系统的研发及广泛应用，不仅带来了工作效率的极大提升，同时也为编辑出版流程再造提供了技术手段上的有力支持。

　　3.1 定制功能选项

　　目前各期刊编辑部广泛使用的主流投稿系统，虽然其市场定位不同、功能各有侧重，但总体而言，在满足日常使用的情况下仍留有很多接口，为编辑部根据自身需要进行功能定制、试验方法手段、实现流程再造等提供了平台和工具。

　　笔者在长期使用三才采编系统的过程中，认真研究了系统提供的字典维护功能。特别是在终审阶段需要对评价等级进行细分，而原系统只有“录用”“退稿”2个选项，致使经常需要与栏目编辑进行额外约定。实际上该系统为功能定制、字典扩充留有足够空间，因此笔者在等级设立中增加了“退改”“再审”2个选项，使评价等级变为4个选项，满足了实际需求，定制功能选项流程如图1所示。

图1 定制功能选项流程

　　图中录用、退改2个等级允许录用，再审、退稿则不允许录用，4个选项的顺序可调。此外，根据工作实际，对审稿流程的阶段顺序、任务指派等也可进行调整，实现新的动态平衡和形成新的工作习惯以后进行保持即可。

　　3.2 流程控制选项

　　如上所述，主流投稿系统已经提供了丰富的功能及接口，可以满足一般的工作需求，即使有一些特殊要求也可通过相应的技术支持来解决。实际上，在实践中通过调整流程控制等方法可以更加自主地使用投稿系统，甚至为开发公司改进软件系统提供市场需求。

　　在最近一段时期内，笔者所在编辑部根据主办机构要求，对期刊定位、栏目设置等进行了重新研究，目的是更加聚焦主责主业、更加注重特色发展，为此制定了一系列调整改革计划。但无论时代如何发展，改革进程如何推进，期刊“内容为王”是基本要求，注重特色发展就必然要强化稿件内容的审查，特别是研究领域方向的审核成为重点，因而需要在投稿的初始阶段就进行严格控制。笔者尝试在作者投稿流程上强化背景审查，把该环节作为投稿流程中不可逾越的必选项来进行设计。对勤云稿件处理系统进行了认真分析后，确定通过增加或设置作者投稿附件要求来实现流程控制，主要是对附件的必要性、输人内容进行控制，圆满解决了此问题，设计过程如图2所示。

图2 流程控制选项设计

　　编辑出版是一种政策性强、制度规范多、需要长期经验积累的职业，也是需要时刻保持高度细心严谨、能够耐得住寂寞的职业，无论学术期刊还是报纸图书，保证出版质量、提高工作效率是永恒的主题。本文从流程再造的角度审视期刊编辑出版工作，结合实际需要进行了一些有益的探索，俗话说“窥一斑而知全豹”，在一流期刊建设的征程中，面对繁杂琐碎的编辑出版工作，定期清理俗务、革新理念思路就是办刊人的题中应有之义，也是长期保持期刊健康活力的必由之路。

　　4 参考文献

　　[1]梅绍祖,TENGJC.流程再造—理论､方法和技术[M].北京:清华大学出版社,2004

　　[2]王璞,曹叠峰.流程再造[M].北京:中信出版社,2004

　　[3]叶勇.业务流程再造理论的全景式展示[J].西安电子科技大学学报(社会科学版),2010,0(4):40

　　[4]吕志军.面向数字化的科技期刊出版业务流程研究[D].大连:大连理工大学,2010

　　[5]徐淯琪.数字出版与编辑流程再造[D].开封:河南大学,2014

　　[6]史庆华.融媒体时代高校学术期刊编辑流程再造[J].辽宁工程技术大学学报(社会科学版),2018,0(1):78

　　[7]徐清华,赵惠祥,曲俊.科技学术期刊编校排版流程优化的思考与实践[J].中国科技期刊研究,2016,7(5):463

　　[8]曾婷.期刊稿件采编系统的发展现状及展望[J].江汉大学学报(自然科学版),2012,0(4):101

业内信息

学术期刊编辑出版工作流程再造及实践