【摘 要】针对当前期刊编辑在移动和协同办公中文件传输的问题，结合编辑工作实践探讨了同步云盘的运用。同步云盘相对于传统的文件传输方式，具有简便、快捷、智能化等优势，可实现计算机端和移动端移动编校稿件、期刊编辑之间协同交叉编校稿件以及期刊资料的共享和共同维护，大大提高了期刊编辑的工作效率，具有广泛的应用价值。
【关键词】同步云盘；期刊编辑；移动办公；协同办公；稿件编校
随着期刊编辑出版新技术和新理念的现，期刊编辑部除了完成组稿、收稿、审稿、编辑加工、排版校对等传统编辑出版工作以外，还需完成网站网刊、新媒体融合建设等[1]。当前各期刊编辑部人数有限，大多数编辑部都是一人身兼多职，编辑人员配备数量难以达到有关出版要求[2]，这使得期刊编辑的编辑出版任务繁重。期刊编辑的工作模式与坐班制的行政工作不同，大部分的编辑出版工作可借助计算机和互联网随时随地完成。面对逐渐增多的任务量，期刊编辑可能会选择在家里或出差时继续工作；但是，当前期刊编辑部普遍采用台式计算机，若在办公室外办公可能会选择U盘、电子邮件、即时通讯软件等方式进行文件在不同计算机间的来回传输。这种方式不仅烦琐，还容易造成同一文件多个修改版本的混乱。因此，移动办公的编辑模式需要一种简便、快捷、智能的文件传输方式。
同时，期刊的编辑出版往往需要编辑部成员的协同合作。期刊编辑部各成员的专业背景、任务分配、个人特长等可能各不相同，若能充分发挥各自的专长协同工作，那么整个编辑部就能和谐高效地运作，出版高质量的期刊[3]。各编辑人员虽然都有各自的编辑出版任务，有着各自的文件数据，但编辑部作为一个整体，共同完成同一本期刊的编辑出版工作，应有一个统一的文件资料源。这不仅有利于编辑之间协同交叉编校的办公模式，而且方便期刊发展过程中期刊资料的共享和共同维护。这同样需要一种简便、快捷、智能的文件传输方式。
Google于2006年首次提出“云计算”的概念，它具有海量存取、按需选取、共享性高等优点，在各行各业中应用广泛[4]。近年来，云盘作为云计算的产物开始迅速普及，随着云盘的发展，具有实时同步功能的同步云盘更容易被广大用户所接受，其成本低、简便、快捷、智能，尤其适用于期刊的编辑出版工作。为此，笔者结合编辑工作实践，探讨同步云盘在期刊编辑移动和协同办公中的应用，通过同步云盘实现计算机端和移动端移动编校稿件，期刊编辑之间协同交叉编校稿件，以及期刊资料的共享和共同维护，大大提高了期刊编辑的工作效率，进而提高期刊的质量。
1 同步云盘的优势
云盘是云计算的产物，通过互联网为用户提供信息存储、读取、下载和共享等服务[5]。通过云盘，用户在计算机端和手机端均可随时随地查询、储存、下载和分享云端的文件。同步云盘是能实现多个客户端实时同步的云盘，安装好同步云盘客户端后，将计算机磁盘下的一个文件夹设置为同步文件夹。之后用户在任意一个计算机端对本地同步文件夹下的文件进行添加、修改或删除后，会立即反馈到云端，进而同步到其他计算机端和移动端，实现各客户端数据的实时同步，代表性的同步云盘有坚果云、腾讯微云等。
相对于U盘、电子邮件和即时通讯软件的传统文件传输方式，同步云盘具有明显的优势：1）操作简便。同步云盘犹如一个隐形的助手，当本地同步文件夹下的任意一个文件发生变动均会立刻自动同步到其他客户端，无需任何操作，免去用户传输和接收的步骤。2）文件传输智能化，避免同一文件多个修改版本的混乱。按照传统的方式，当期刊编辑对同一文件在多个客户端间先后进行多次修改时，需要手动上传和下载文件的步骤，这会形成文件的多个修改版本，每次修改之前需确定哪个是最新的修改版本，而通过同步云盘能将文件的新版本替换旧版本的步骤交给计算机来完成，保证每次修改的文件均为最新的版本。3）方便多人协作办公。同步云盘能让期刊编辑部的多位编辑共享一个云盘，相互之间先后协作完成同一文件的修改。4）计算机端和移动端同步。同步云盘普遍都同时推出了计算机端和移动端，实现台式计算机端、笔记本计算机端、手机端和平板计算机端文件的实时互通。5）保留修改历史，保证数据还原。同步云盘对云端的文件管理得非常详细，它会详细记录文件的修改历史，并对文件的各个修改版本保留一段时间，保证用户能将文件回溯到曾经的某一版本。
2 同步云盘在期刊编辑移动办公中的应用
2.1 计算机端移动编校稿件
将编辑部计算机和个人计算机设置同一个同步云盘文件夹，将同步云盘软件设置为开机自动启动。上班时，打开编辑部的计算机，同步云盘会自动运行，完成本地同步文件夹和云端同步云盘的同步；下班前，将编辑部计算机上未处理完的稿件保存后会自动同步到云端。回家或出差时，打开个人计算机，同步云盘自动运行，接着本地同步文件夹会自动同步云端的文件，可继续完成未处理完的稿件；完成后保存稿件，其会同步到云端，上班时再同步到编辑部计算机中，进而形成一个循环（见图1）。这种计算机端移动编辑稿件的模式在首次设置完成后，无需编辑额外再进行任何操作，只要保证同步云盘在正常运行即可实现。同样地，有多位学者提出了通过OneNote、PDF等软件实现稿件无纸化电子校对的方式[6-8]，通过结合同步云盘也可实现移动校对稿件。另外，此方法同样也适用于其他在计算机上即可完成的编辑出版任务，如期刊网刊的上传，微信公众平台等新媒体文章的撰写和资料的上传等。
2.2 移动端移动编校稿件
随着智能手机的发展，手机屏幕越做越大，华为等手机厂商甚至推出了折叠屏手机[9]，使手机屏幕进一步扩大，其尺寸逐步接近平板电脑以满足办公的需要。同时移动端适用于文字编辑的App也逐渐推出并不断完善，如office word、WPS office、pages等App。在移动端的同步云盘App中选取待编辑的稿件，通过文字编辑App打开稿件，对其进行编辑加工，然后再保存到同步云盘App相应的文件夹中，使稿件同步到同步云盘云端，进而同步至编辑部计算机和个人计算机（见图1），实现移动端移动编辑稿件。同样地，有多位学者提出的用于稿件无纸化电子校对方式的OneNote、PDF等软件[6-8]在移动端也均有相应的App，结合同步云盘App也可实现移动端移动校对稿件。
图1 编辑部计算机端、同步云盘云端、个人计算机端 和移动端之间文件的同步流程
3 同步云盘在期刊编辑协同办公中的应用
将同步文件夹分为2部分：一部分为各期刊编辑的个人工作文件夹，以每位编辑的名字命名，每个文件夹相当于各自的工作阵地，由编辑自己负责整理；另一部分为期刊的公共文件夹，包含期刊的各项内容，如稿件库、稿件登记表、校对稿、网刊文件、专家资料、期刊资料等，由编辑部所有成员共同负责维护（见图2）。
图2 同步云盘文件夹设置框架
3.1 协同编辑稿件
期刊分为综合性期刊和专业性期刊。综合性期刊所涉及的专业很广，而专业性的期刊虽为单一学科，但随着学科的发展也越分越细，往往也分众多亚专业，有些稿件甚至还是交叉学科的内容，对编辑而言有时候难以完全把握文稿的内容，那就需要多位编辑的协同工作。如编辑1需要编辑2协同编辑稿件时，编辑2直接在编辑1的文件夹中找到相应的稿件以修订模式完成修改，保留修改痕迹，并在稿件的文件名中添加标记，如“编辑1已改”。
3.2 交叉校对稿件
在稿件的三校环节中，也需要编辑的交叉校对，以减少稿件的差错率，提高稿件质量。同样地，在校对过程中，可采用电子校对的方式，当需交叉校对时，编辑在期刊公共文件夹的校对稿文件夹中找到相应的校对稿件文件（如PDF文件），完成校对后，在文件名中添加标记，如“编辑1已校”。
3.3 期刊资料的共享和共同维护
在编辑出版过程中，一些文件是由负责此项分工的编辑专门负责更新，而当其他编辑每次用到此文件时，会不断向其索要文件的最新版本，如稿件登记表、专家资料等，在期刊公共文件夹中建立相应的文件夹，由负责此项任务的编辑负责更新文件，其他编辑可实时共享到此文件的最新版本。同样地，一般期刊编辑手里没有非自己负责编辑的稿件终稿，而当期刊编辑交叉校对非自己编辑的稿件时，有时候需要查询稿件终稿。在期刊公共文件夹中建立一个终稿文件夹，再分为待排版、已排版和已发表，编辑加工完成的终稿均存放在待排版中，由编辑部主任审核后，在文件名中添加“已审核”，然后随着稿件的排版或发表再转移至已排版或已发表文件夹中。这样方便编辑实时查询稿件终稿，提高工作效率。
另外，随着期刊的发展，如新稿刊发、新媒体建设、编委会换届、审稿专家库扩增、期刊年检、奖项申报等，编辑部都会留存下众多文件资料，这些珍贵的文件如果不统一整理和保存，资料有可能不完整，甚至有丢失的可能性。在同步云盘的公共文件夹中建立相应的文件夹，编辑部全体成员可共同维护和更新期刊的文件资料，不仅当期刊编辑用到资料时能够随时随地查阅，而且随着编辑部人事的变动，期刊资料也依然保存完整。
4 结束语
针对当前期刊编辑部在移动和协同办公中文件传输的问题，笔者结合编辑工作实践，探讨了同步云盘的运用，其相对于U盘、电子邮件、即时通讯软件的传统传输方式，具有简便、快捷、智能化等优势，可实现计算机端和移动端随时随地移动编校稿件，期刊编辑之间协同交叉编校稿件以及期刊资料的共享和共同维护，能大大提高期刊编辑的工作效率，具有广泛的应用价值。但在运用同步云盘时，还有2点需要注意：1）文件保存后或文件打开前，要保证同步云盘软件已运行并已连接互联网，否则文件将不能完成同步，进而影响各客户端文件的状态。2）在协同办公过程中，同一个文件不能由多位期刊编辑同时打开修改，需一位编辑修改保存并同步后再由另一位编辑进行修改，否则会出现多个版本的冲突文件，不过其同步是实时的，一般保存后几秒钟各客户端就能完成同步。
同步云盘是云计算的产物，云计算从2011年开始进入出版行业，通过它可以实现云出版，即新的数字出版形式，还可以搭建编辑出版流程等[10]。如钟细军等[11]提出建立包括期刊编辑和期刊服务对象在内的期刊云管理系统，杜燕军[12]构建了基于百会文件的科技期刊协同编辑系统。而现阶段，大部分科技期刊编辑部更多的是采用比较成熟的期刊采编系统。本文中笔者主要探讨了在期刊采编系统以外，同步云盘在期刊编辑编校稿件环节以及期刊资料共享和维护方面的应用，相信将来同步云盘相关的云计算技术和期刊采编系统的紧密结合会带来更高效的期刊信息管理系统，更进一步提高期刊编辑的编辑出版效率。
5 参考文献
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