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浅析科技期刊退修工作的几点问题

2018-09-29 来源:《天津科技》
  【作 者】郑佳:交通运输部天津水运工程科学研究所
 
  【摘 要】审稿是对论文稿件质量的全面审查和评价,是科技期刊编辑工作的重要环节。退修工作是将稿件退给作者,请作者按照审稿意见进行修改的一道工序。退修工作是审稿后的必经阶段,也是以审稿为基础。在退修工作中往往存在很多问题需要编辑人员重视,如果不及时解决这些问题将会给编辑部带来麻烦以至于影响期刊的质量。对退修工作的几点问题进行分析,并且阐述解决这些问题的方法以便编辑从业人员参考,这样不仅能够使作者顺利完成稿件的修回,还能提高编辑部的工作效率,从而提升期刊的质量。
 
  【关键词】科技期刊;退修工作;方法
 
  0  引言
 
  审稿工作是编辑部出版的重要环节,不但可以帮助编辑部选择稿件,还可以帮助作者完善稿件。审稿的目的是编辑部可以经过审查选出符合自己刊物内容的文章,筛掉不符合要求的文章。所谓完善就是帮助作者查出文章中存在的问题,并加以改正,使其文章质量得以完善。而退修工作则是其中的重要环节之一,也是保证期刊质量的重中之重。
 
  1  退修工作的定义及关键
 
  退修工作是将稿件退给作者,请作者按照审稿意见进行修改的一道工序。以《水道港口》期刊为例,近几年编辑部实行三审定稿制:第一,编辑部内审;第二,同行专家外审;第三,编委会终审。退修稿件工作的关键是编辑人员要给作者写好退修的意见具体要点如下:
 
  ①审稿意见是一个综合性的意见,包括外审专家的意见、主编或编委会的终审意见和编辑自己的意见。所以审稿意见中的语言一定要准确明了,切忌抽象笼统,让作者看到后就知道哪些是必须改的,哪些是可以商榷的,以便确保作者能尽快修改完成。如果作者遇到质疑可以与编辑部商议,切忌将意见强加于作者。
 
  ②切忌不能把专家的审稿意见直接发给作者,因为由于专家的不同,审稿意见中的措辞有的不适合作为编辑部的退改意见,需要编辑进一步加工后再发给作者。
 
  ③作者需要在修改稿件的同时附上修改说明,写清哪些意见修改了,哪些意见未修改以及原因,以便编辑复核修回的稿件。
 
  2  退修工作的流程——以《水道港口》为例
 
  2015年《水道港口》编辑部在中国知网申请了在线投稿平台。作者可以随时随地通过系统对自己的稿件状态进行查询,既缩短了处理稿件的周期,也减轻了编辑部繁琐的工作,一举两得。编辑人员可以通过系统定期对未修回的稿件及时进行处理,提醒作者尽快修回稿件,也可以对长期不修回稿件的作者予以通知,这样可以大大提高稿件的修回率,防止稿件流失,从而保证期刊质量。
 
  3  退修工作中存在的问题及解决的方法
 
  3.1  《水道港口》编辑部退修稿件情况
 
  为了更好的分析退修工作中存在的间题,以《水道港口》编辑部为例,分别将2015年、2016年和2017年的退修稿件情况进行统计对比(见表1)。
 
表1 《水道港口》2015-2017年退修稿件统计表
 
统计项 2015年 2016年 2017年
退修稿件数目 147 129 121
未修回稿件数 16 20 8
未修回稿件所占比例 10.9% 15.5% 6.6%
 
  由表1可知,2016年稿件未修回率有所上升,分析原因可能是编辑部没有定期处理未修回稿件,没有联系作者通知其修回稿件所致。由于2017年编辑部制定了催修制度后作者的修回率明显提高,也避免了稿件处理周期过长和稿件流失的情况。
 
  3.2  退修工作中存在的问题及解决的方法
 
  3.2.1  存在的问题
 
  3.2.1.1  编辑部稿件处理周期过长,作者改投它刊
 
  有些作者急于发表论文,部分作者会选择一稿多投的方式,如果编辑部审稿周期过长,有些作者未及时收到录用通知会改投它刊。如果作者改投它刊后未及时告知原来的编辑部,最终会出现一稿多投的现象,对于作者和编辑部都会带来不好的影响。
 
  3.2.1.2  作者长期未修回,导致稿件流失
 
  第一,由于审稿意见不具体笼统抽象导致作者不能明确把握专家的意见而无法修改,最终稿件不能修回;第二,由于作者个人原因忘记修回,之后编辑部无法联系作者本人;第三,作者对专家的审稿意见产生质疑而放弃修改。据统计《水道港口》期刊近3年的退修稿件中有44篇文章未修回。
 
  3.2.1.3  作者修回稿件质量存在问题,修改质量未达到要求
 
  第一,作者修回的稿件重合率高。由于编辑部会在初审中查稿件重合率,而对于修回稿往往忽略查重而导致重合率高,因此影响期刊质量。据统计《水道港口》期刊近3年的退修稿件中有5篇文章的修回稿重合率高。第二,有些文章的审稿意见是修改后发表,这无疑让有些作者认为修改稿无须让专家复审。而更有些作者认为编辑人员专业知识有限,而且只关注文章格式和文字的表述。因此有些作者在修改时不认真,敷衍了事。第三,有些作者因为自身能力有限,修改的效果没有达到要求。
 
  3.2.2  解决的方法
 
  3.2.2.1  缩短稿件处理周期
 
  一般编辑部的初审时间是一周,专家外审时间是1个月。但是由于专家个人原因可能会延长审稿周期,所以编辑部应该按照稿件的类别选择适合的专家。如果到期未审回,编辑部应该及时联系专家。如果专家由于个人原因无法尽快审阅稿件,编辑部可以更换审稿专家或者根据具体情况适当延长审稿时间。编辑部应定期处理未审回稿件,及时与作者沟通,以防作者改投其他编辑部造成一稿多投。
 
  3.2.2.2  编辑部应定期处理未修回稿件,提高稿件修回率
 
  编辑人员应写好退改意见,内容要清晰明确,以便作者读懂并及时反馈修回稿。编辑部应定期处理未修回的文章,如果时间过长,应及时联系作者本人查明原因并做好记录。有些作者更改联系方式后未与编辑部及时联系,这种情况视为自动撤稿。
 
  3.2.2.3  编辑部对修回稿再次进行查重检测
 
  为了保证期刊的质量,防范修回稿中的学术不端行为,编辑部除了在初审环节进行查重检测外,对于修回的稿件更要进行学术不端检测,严格把关。有些作者的修回稿改动较大,编辑无法把握。如果出现修回稿重合率高的情况编辑部应该及时查明原因并与作者联系修改,否则不予发表。
 
  3.2.2.4  编辑人员按照修改说明,与原稿进行严格对比
 
  编辑部需要作者在修改稿件的同时附上修改说明,以便结合专家审稿意见对修回稿件进行比对。通过对比,编辑人员能够清楚地分辨出作者是否对专家的意见进行了逐项修改,如果未修改,作者是否写清原因。如果没有,编辑人员需要与作者沟通退回重新修改,直至达到修改要求。如果作者对审稿专家的意见存在异议,编辑部可以将修回稿和修改说明一并反馈给审稿专家进行审阅和探讨。特殊情况下,编辑部可以将修改未达要求的稿件给专家复审。
 
  4  结语
 
  编辑出版工作是一项需要细心和耐心的工作,每一个环节丝丝相扣,而退修工作在其中占据重要的地位。期刊编辑应该学会换位思考,学会站在作者的立场完成稿件退修工作,这样不仅能够使作者顺利完成稿件的修回,还能提高编辑部的工作效率,从而提升期刊的质量。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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