【作 者】张宏、程利冬、程建霞：《哈尔滨工业大学学报》编辑部；李航：哈尔滨金融学院学术理论研究部
【摘 要】为提高编辑加工英文参考文献的效率和准确率，本文提出将英文参考文献的编辑加工与参考文献管理软件EndNote相结合，找到利用EndNote的批处理编辑方法，针对参考文献的不同情况选择相应的方式，对参考文献进行批量导入及查新纠错，改进了参考文献编辑加工中逐一上网搜索和核查的工作方式，大幅提高了编辑加工英文参考文献的工作效率，并充分保证了正确率。
参考文献是一篇科技论文的重要组成部分，是其学术水平的重要体现，引用正确与否，既取决于作者的学术态度，也取决于科技期刊编辑是否具有较强的责任心和使命感。参考文献的编辑加工繁琐且耗时耗力，不少科技期刊编辑为提高效率和准确率纷纷提出自己的方法，比如让作者参与其中，利用google学术搜索快速编辑加工，利用参考文献管理软件NoteExpress结合中国知网编辑加工。这些方法对提高参考文献的正确引用有很大帮助，但仍存在局限性。例如，文献[王殿佑NoteExpress在参考文献编辑加工中的应用[J].编辑学报,2010,22（6）：525]较好地将参考文献管理软件运用到文献的编辑加工中，对所有参考文献都一一上网搜索再导入NoteExpress。该方法比较适用于文献数量较少时，一旦遇到具有一、二百条以上参考文献的综述性论文，编辑的工作量剧增。目前备受科研工作者青睐的参考文献管理软件有多种，为能快速编辑加工参考文献，本文基于文献管理软件EndNote可将参考文献批量导入、导出，并能自动连接数据库进行更新、纠正参考文献错误条目等，提出适用于科技期刊编辑批量处理且快速编辑加工参考文献的方法。除此之外，EndNote可轻松管理成千上万条参考文献，还可对所有文献进行分类保存、查看和引用，并可根据不同期刊的引用格式迅速转换、自动排序，无须担心引用错乱。与文献[王殿佑NoteExpress在参考文献编辑加工中的应用[J].编辑学报,2010,22（6）：525]相比，本文方法不需要编辑逐一搜索参考文献，而是利用了EndNote的style和filter功能进行批量处理，尤其适用于参考文献较多的科技论文。因为EndNote对于中文参考文献识别不高，所以此方法比较适用于批量处理并编辑加工英文文献。
1 EndNote简介
EndNote是Thomson Reuters公司开发的SCI数据库采用的官方软件，也是目前国内科研工作者使用较多的参考文献管理软件。其功能十分强大，支持近4000种国际期刊的参考文献格式，拥有几百种写作模板，可直接链接上千个数据库，管理数十万条的参考文献，快捷工具可嵌入到word编辑器中，且占用系统资源少，还有很强的扩展功能。无论是科研工作者还是科技期刊编辑都适合将EndNote作为管理参考文献的辅助软件。除此之外，科技期刊编辑还可利用EndNote批量导入及批量查新功能编辑加工参考文献，大大提高工作效率和准确率。
2 利用EndNote批量编辑加工参考文献的方法
2.1 判断科技论文是否使用参考文献管理软件
在对参考文献进行编辑加工之前，首先要判断作者是否使用EndNote或其他文献管理软件，针对不同情况采用不同的编辑方法。可通过word自带的“Edit Citation”功能来判断。
2.1.1 使用参考文献管理软件
1）确定作者是否使用参考文献管理软件。用鼠标左键点击正文的参考文献引用处，若作者使用了参考文献管理软件，此时文献编号会变成灰色，且出现信息提示按住Ctrl并单击即可访问链接，点击灰色区域，即可一键跳转到文献列表中相应参考文献的位置。
2）确定使用何种参考文献管理软件。在确定作者使用了参考文献管理软件后，将鼠标放在文献序号的灰色区域，点击鼠标右键，在弹出的对话框中找到“Edit Citation（S）→More…”，点击后如图l所示。
图1 点击More出现相关引用详细信息
图1上方红色方框内为参考文献管理软件详细信息，由此可知笔者所引文献的作者使用了EndNoteX6。此方法适用于所有使用参考文献管理软件的科技论文。
若所编辑加工的科技论文使用了EndNote，快速编加文献的方法参考2.2节，没有使用EndNote或使用了其他参考文献管理软件，快速编加文献方法参考2.3节。
2.1.2 没有使用参考文献管理软件
若没有使用参考文献管理软件或word自带的引用功能，参考文献引用处可能不变色，也可能会变灰色。此时点击鼠标右键不会出现“Edit Citations”。若使用了word的“交叉引用”功能，点击鼠标右键找到“Edit Citations”，会出现对话框提示该文档不包含任何可供编辑的引用。
2.2 运用EndNote的Style编辑加工参考文献
该方法适用于作者书写科技论文时使用EndNote辅助管理参考文献。EndNote自身附带了将近4000种国际期刊的参考文献格式，也就是Style。
1）使用EndNote的Style功能快速转换文献格式。若作者使用的参考文献格式不符合自己期刊的规范，可以使用EndNote的Style功能进行格式转换，操作方法是：安装EndNote后word中会自动插入EndNote插件。在插件中找到“Style：”，点击下拉菜单，出现多个期刊的模板，找到符合自己期刊文献的规范点击，word便会自动更新参考文献的引用和格式。若EndNote默认安装的Styles不全，可到EndNote的官方网站找相应的style导入EndNote中，参见文献[EndNote.EndNote output styles[EB/OL][2017-12-01]http://EndNote.com/downloads/stylyles]。如果依然没有，还可根据自己期刊的规范在EndNote中输入新的style，实现方法参见文献[如何在EndNote中安装新的参考文献styles[EB/OL].[2017-12-01] http://jingyan.baidu.com/article/ff42efa9340ec7c19e22023c.html]、[EndNote里没有我想要投稿杂志的styrle,有没有办法添加呢?[EB/OL][2017-12-01].https://www.zhihu.com/question/21904516]。
2）快速验证参考文献的正确性。EndNote另一个强大的功能是资源共享和可链接上千个数据库，编辑可将作者引用的所有文献轻松导入自己电脑终端的EndNote的Library中。操作方法是：点击图1左下角橘色方框内“Tool”，找到“Export***Library”（此处的“***”是对应数据库的名称），选择一个Library点击“ok”即可将作者文中引用的所有参考文献全部导入EndNote的Library中。然后利用EndNote的“Find Reference Updates”功能自动搜索更新并完善参考文献项目（详细介绍见2.3节第3、4步），然后即可根据EndNote中更新后的参考文献逐一核对论文中文献的正确性，此方法异常省时省力。
2.3 运用EndNote的filter编辑加工参考文献
作者书写科技论文时若使用了EndNote，可以直接利用EndNote的优点编辑加工参考文献，除此之外，还有2种情况无法直接使用EndNote加工参考文献：
1）作者可能使用其他文献管理软件，比如Mendeley、NoteExpress、ReadCube等，编辑不可能都一一安装在自己的电脑终端中；
2）不使用任何参考文献管理软件，或者无论是否使用word自带的引用功能。
在这2种情况下若要提高编辑的工作效率，使用EndNote快速编加，首先要将这些文献导入到EndNote的Library中，而EndNote的filter功能是在外部文件与EndNote之间建立对话，可以实现这一需求，步骤如下。
第1步 建立合适的filter
科研工作者从不同的文献数据库中下载数据文件，这些数据文件结构不同，但若想将他们导入EndNote中，需要利用filter将其转换成EndNote可以读取的信息。EndNote自身提供了数百种filter，但若要从word中批量导入参考文献需要自制一个符合需求的filter。步骤如下：
l）新建txt文档，将科技论文的参考文献列表复制粘贴至新建txt文档中，笔者将其命名为“testl”；
2）打开EndNote，找到Edit→import filters→new filter，其中包括filter介绍、模板、文献类型等多个模块，但制作filter的关键环节是Templates模块的编辑。点击“Templates”，在右方“reference types”中选择要制作的文献类型，此处以最常用的期刊论文（Joumal Article）为例说明。filter的模板分为2个字段，“tag”和“fields”。“tag”是选择一个与文献前面类型一致的标记，“fields”则是文献的字段，可用“Insert Field”插入，按照文献字段排序，中间用相应的标点符号隔开。图2（a）为建立的新的journal类型filter，为“Author.Title.Journal，Volume（Year）pages.”，命名为“test”。此格式是笔者根据需要编加的文献格式建立的，如图3。其中Tag用“%1”标识（此处可根据需求建立），并修改Record Layout，目的是告诉EndNote所有文献均以“%1”开头，如图2（b）所示。需要注意的是，fields字段之间的分隔符（比如：句号，逗号，分号，冒号等）必须和txt文件中相应的分隔符保持一致。该filter格式可灵活修改，并不一定要按照自己期刊规范，因为这一步的主要目的是将文献导入EndNote中，规范的文献格式可以在后期根据自己期刊要求导入或修改。
（a）输入filter的templates
（b）修改record layout
图2 建立新的journal类型的filter
图3 所有需要编辑的文献放在txt文本中（字段间分隔符与新建的fiter分隔符保持一致）
3）对图3中所有文献的字段仔细核查，一是确定是否都是期刊析出论文，不是的删除；二是核查是否缺项，发现作者提供的文献中第2条文献缺少期刊的卷号，这和filter中的“Volume”不对应，因为有时EndNote对于有缺项的文献可能无法读取，所以此处最好补充，因EndNote自身可以链接数据库对文献进行更新，所以补充的卷号不需要太准确，为方便起见，将卷号书写为0即可，即将“（2001）81- 86”修改为“0（2001）81-86”
第2步 将文献批量导入EndNofe
对txt文件核查后，完成filter的建立，打开EndNote→Open→Open library，或者新建一个Library，完成后选择File→import→file，如图4所示。点击Import File后边“Choose”，选择需要导入文献的txt文本，Import Option项选择新建的filter“test”，点击最下方的“Import”，即可将txt文本的所有文献导入EndNote中，如图5所示。
图4 将新建的txt文本导入EndNote中
图5 txt文本中的文献全部导入EndNote中
第3步 在线批量更新参考文献
该步骤的目的是核对文献的正确性。将所有文献选中，点击鼠标右键，选择“Find Reference Updates”，之后EndNote即通过自身链接的数据库在线查询所有文献的最新状态和相关信息。找到该文献后，若EndNote查到的文献项目和原文献有出入，系统自动弹出对话框，将网上数据库中查到的文献信息与原文献进行比较，如图6所示。以其中1篇文献为例，蓝色条框内黑色和红色字体均为不一致的项目，确认无误后点击“Updates All Fields”和对话框下方的“Save updates”即可完成文献的更新和保存，若不需要替换，点击“skip”即可。
对于参考文献中既有期刊析出论文，又有会议论文和专著时，若量较大，可以分批处理，重新建立分别适用于会议论文和专著的filter，具体步骤与建立期刊论文的一致，只是图2（a）的reference type分别选择“ conference Paper”或“conference Proceeding”或“Book”，EndNote可以建立50种左右的filter类型。需要特别说明的是：EndNote的filter非常灵活，无论是期刊类型还是其他类型的filter，可以根据不同的作者书写的参考文献格式建立对应的filter，或者在原有filter上修改，也可以在第一次建好后，编辑加工其他科技论文文献时将txt中的文献格式稍加调整，使其符合已建好的filter格式。因为这一步的主要目的是将需要编辑的文献导入EndNote中，至于导入的文献是何种格式并不重要，因为EndNote可根据不同期刊的文献格式轻松切换，不需要手动修改。
图6 EndNote更新文献后与原文对比图
第4步 对文献快速编辑加工
至此，所有的参考文献项目均已更新完毕，如何将更新后的文献应用到原科技论文中，有如下2种方法。
1）手工修正。将科技论文参考文献列表中的文献与EndNote中已更新后的文献逐一核对，发现不一致或不完善的，手动修改即可。
2）使用EndNote自动插入文献功能。选中EndNote中某一条对应文献，将鼠标移至科技论文中作者引用该文献的相应地方，在word的EndNote插件中找到“Insert Citation→Insert Select Citations”，也可使用EndNote的“Tools一Cite While You Write→Insert Select Citations”或者直接使用快捷键“Alt+2”，即可轻松将该文献插入word中，且在科技论文的最后自动生成新的文献列表。以此类推，可将所有文献进行替换。完成后只需将作者原有文献列表删除即可。若替换后的文献格式不符合自己期刊格式，可采用2.2节所介绍的，找到符合期刊的Style轻松转换即可。需要注意的是，在2.3节第1步中对缺项补充为0的要记得检查是否更新，若无更新则需手动修改或删除。
此方法尤其适用于编辑加工英文参考文献较多的科技论文，可以将参考文献批量导入EndNote中，并且通过EndNote自动更新文献最新信息，补缺查漏，纠错改正，大大减少了科技期刊编辑的工作量，大幅提高了准确率。
3 结束语
1）对于使用EndNote管理参考文献的科技论文可直接将论文中的所有参考文献批量导入EndNote中，通过在线文献更新功能自动搜索文献最新信息，查缺补漏，纠正错误引用格式；
2）对于没有使用EndNote管理参考文献的科技论文，编辑可通过EndNote建立相应的filter，将科技论文中参考文献批量导入EndNote中，更新、查漏、纠错；
3）对于使用了非EndNote的其他参考文献管理软件的科技论文，编辑同样可以使用与科技论文中相同的文献管理软件进行批量处理，只是此方式需要科技期刊编辑安装相应软件，且有些软件是收费的；
4）该文所提方法是充分利用了参考文献管理软件EndNote的优点，将科技期刊编辑从繁琐复杂、费时费力的体力劳动中解放出来，提高工作效率，保证正确率。
