【作 者】李欣然、施清波：上海外语教育出版社
【摘 要】在学术期刊的编辑出版中，有效控制版面是期刊编辑的一项重要工作。文章分析了学术期刊的特点及其对版式的特殊要求，结合编辑的工作实际，提出了编辑加工阶段的版面控制方法与校对阶段的版面调整技巧。
【关键词】学术期刊；版面控制；编辑；校对
合理利用和控制版面对于扩大期刊信息量、缩短文章发表周期、增加版式设计的美感具有重要意义，也是期刊编辑基本功的重要体现。然而，目前部分学术期刊未能有效控制版面，存在版面空白太多、接转补白频繁等问题。针对这些问题，结合实际工作中的排版难点，探讨编辑加工阶段和校对阶段有效控制版面的方法，是十分必要的。
一、学术期刊的特点及其对排版的影响
与大众杂志相比，学术期刊在文章内容、版式风格等方面都具有独特性，由此对排版造成了一定影响，表现在每一篇文章具有较强的独立性、篇幅较长，刊物的风格庄重严肃，部分自然科学类期刊的图表较多，等等。
（一）独立性较强
学术期刊作者在上报科研成果、申请职称或各类奖项时一般需要提交论文复印件，如果文章所在页面有其他作者的文章则不够妥当。在媒体融合的时代里，期刊论文也会以单篇的形式收录于中国知网、万方数据等数字出版平台，这也在一定程度上对单篇文章版面的独占性提出要求。因此，在学术期刊编辑工作中，转页是不得已而为之的控制版面的办法，但不能频繁使用。如何使一本期刊中的大多数文章都尽量铺平版面，这对编辑的版面把控能力提出了较高要求。
（二）单篇篇幅较长
学术论文遵循一定的行文格式，如实证类研究一般包括引言、文献综述、研究方法、结果分析、结语等部分，将每个部分表达清楚需要一定的字数，再加上图表、参考文献、注释等，一篇高质量的论文往往需占据5页以上的篇幅。特别是在专业性、学术性较强的期刊中，录用的文章多为国家级或省部级基金项目的阶段性成果等，只有一定的篇幅才能承载其内容的深度和丰富性。学术期刊中单篇篇幅较长的文章造成的排版问题是难以凑齐版面。比如，所有单篇文章排好后拼版发现空出4页，再加一篇排不下，临时换文章又来不及，这空出的4页只好用“稿约”“会讯”等短文补足，从而造成对有限版面资源的不必要的浪费。
（三）刊物风格庄重严肃
学术期刊风格庄重严肃，版式设计简洁、规整。一本期刊会要求所收录的论文按照统一的体例来行文，正文字体字号也基本相同，这限制了通过增减字号或行距来调整版面的可能性；通过改变标题版式、添加插图插画等方式补白的做法在学术期刊中似乎也是行不通的。
（四）图表较多
学术论文尤其是自然科学类的学术论文中，往往包含大量示意图、模型图、数据分析图表等。有的表格一页不够排，又因结构复杂而给续表的编排带来诸多限制。有的文章图表密集，单页的最后一张图表往往排不下，需另页起排，造成版面下端出现空白。如何既保证图表的完整性又不影响版面美观，这是学术期刊编辑实际工作中的一大挑战。
二、编辑加工阶段的版面控制
期刊工作的周期性和时效性强，从定稿、编辑加工到发排、校对，每个环节都没有多少时间余量。为避免临出刊前因版面问题而手忙脚乱，有经验的编辑通常会在发排前就有效预估和控制版面。在约稿和组稿时限制论文的长短也是科技期刊版面控制的重要环节。而实际工作中，这一阶段只能限定大致的字数范围（如6000——8000字），稿件的实际完成情况不可控，而且可能还需根据外审专家意见来进行修改或大改。因此，控制版面的工作一般在主编审定后，由责任编辑在编辑加工阶段进行。编辑加工阶段控制版面的关键是对文章提出合理修改意见。笔者遇到的论文常见问题包括：（1）引言较为空泛，没有直入主题；（2）文献综述讨论的文献范围太大，没有紧扣文章相关的主题进行；（3）研究方法部分叙述过于“娓娓道来”，不符合学术论文行文特点；（4）结果讨论部分图表过多，而有些图表完全可用文字简洁、清晰地表述；（5）结语重复叙述引言、结果讨论部分内容，或空话套话较多；（6）个别文献列而不引。由于外审专家主要对文章的选题价值、研究方法科学性、论据丰富性等作出评判，有时可能忽略上述细节，所以编辑的把关就显得尤为重要。结合外审意见和对版面的预估提出合理而具体的修改意见，对于提升文章质量、提高版面利用率都具有重要作用。
三、校对阶段的版面调整方法
编辑加工阶段的合理干预可以有效控制版面，但在发排后仍需对版面进行微调。以下结合工作实际，列举几种校对阶段常用的版面调整方法。
（一）调整图片大小、表格行距或结构
在不影响读者阅读体验的前提下，可以适当放大或压缩图片和表格行距，有时甚至可以与作者沟通协商，改变表格的结构。这里限于篇幅，不再具体展示实例。
（二）灵活运用另段和接排
为条理清晰地展现论证内容，学术论文中不少段落采用“第一”“第二”“第三”等的分点论述形式。若需扩充版面，可将每一点论述另段起排。反之，若需压缩版面，也可将本是单独成段的论述接排，合并文字较少的段落。
（三）合理利用脚注
不少学术期刊采用脚注的注释体例，而合理利用脚注、处理好脚注与正文的关系也是调整版面的一项技巧。例如，笔者在一篇需要压缩版面的文章中发现了这样的段落：本次元分析的文献收集范围为2007—2017年间的国内外核心期刊论文、论文选集以及博士论文。核心期刊包括CSSCI期刊（含扩展版）12种，分别为《外语教学与研究》《现代外语》《当代语言学》《外语界》《中国外语》《外语与外语教学》《外语教学》《外语教学理论与实践》《外语电化教学》《外语研究》《外语学刊》和《解放军外国语学院学报》；SSCI期刊12种，分别为AppliedLinguistics，TESOLQuarterly……经判断，期刊名称的列举并非十分重要的内容，于是只保留了第一句和“核心期刊包括CSSCI期刊（含扩展版）和SSCI期刊各12种”，其余内容改为脚注，因字体变小节约了2行版面。
（四）适当改变语言表达
有些段落最后一行只空了一两个字符，有些则只有几个字符。对于这些段落，可在不影响文章内容的前提下适当改变语言表达，通过增减可有可无的文字实现版面扩充或压缩。例如：“探讨……”可改为“对……进行探讨”，“教师和学生之间”可改为“师生之间”。理论上，经编辑加工的稿件很少有啰嗦、冗余的语言，但仔细推敲还是能找到可供删减之处。比如，在“具体而言，行动策略对应‘解决问题’，回避策略对应‘逃避问题’，情感策略则包含‘自我效能提升’和‘转移注意力’两个方面”这句话中，“两个方面”虽然并不多余，但根据版面需要仍可删除。
（五）增减个别参考文献或例证
若采取上述方法还是不能将版面控制在需要的范围，可考虑增减个别参考文献或例证。删减参考文献多用于引言或文献综述部分所罗列的、后文又未提及的文献。例如：语言教育政策成为语言政策中研究数量最多的领域（如Corson1990；Ferguson2006；May&Hornberger2010；Liddicoat2013；Tollefson2013；沈骑2012；张治国2012）。这句话来源于文献综述部分，括号中罗列了7条文献来说明“研究数量最多”，但并没有具体引用这些文献中的观点或表述，因此可综合考虑文献年代分布、地域分布、权威性和影响力等因素予以适当删减。需要说明的是，删减应当得到作者的认可。同样，增加参考文献或例证也最好由作者亲自完成。在编辑加工阶段，合理预估版面并提出修改意见是版面控制的关键；在校对阶段，可通过调整图片大小或表格结构、灵活运用另段和接排、合理利用脚注、适当改变语言表达、增减个别参考文献或例证等方法对版面进行调整。不同学科和领域的学术论文在行文风格上各有特点，也许并不能简单套用上述方法，但有一个总的原则，即按版面容纳情况适当压缩或扩张文字、图表等，尽可能避免转页和过多空余版面。相信各类学术期刊编辑都能总结出适合自身刊物的方法，有效控制版面，进一步提高期刊质量。
