科技期刊编辑要做好期刊档案工作_中国（武汉）期刊交易博览会

　　【作　者】张建军首都医科大学学报编辑部北京100069
　　
　　【摘　要】科技期刊的档案管理工作是期刊编辑工作的一个重要组成部分,建立好期刊的档案管理工作,并充分挖掘和利用档案信息,有助于科技期刊编辑自身素质的提高,更有助于科技期刊的发展。
　　
　　【关键词】科技期刊档案编辑
　　
　　科技期刊记录着科技各个领域、各个学科中的新理论、新技术及新信息[1]。随着各种新媒体技术融入期刊发展中，科技期刊的各种信息的传播速度更快、传播力更强，也是社会进步的一个重要推动器。目前，中国已经是科技论文发文大国，从每年科技论文发文量统计，中国紧随美国位列世界第二名。作为科技期刊编辑，我们自然会为之振奋。同时，我们要利用好科技期刊编辑自身的优势，做好期刊各项资料(如审稿意见、退修意见、修回说明、论文被引频次等)的整理和归档工作，从这些档案资料中进一步挖掘和提取信息，很据这些信息策划期刊相关工作，推动期刊进一步发展，这无疑也会推动中国从科技大国迈向科技强国。对国内科技期刊而言，一般不专设负责期刊材料的档案管理人员[2]，由编辑随手保存，这就造成了期刊档案材料散乱无章的现象。为了使科技期刊编辑更加清晰了解并做好科技期刊的相关档案工作，本文就科技期刊编辑在工作中所涉及的档案工作分类介绍。
　　
　　一、行政主管部门和(或)业务主管部门下发文件的归档工作
　　
　　在中国科技期刊采用审批制，个人不能随意办刊。科技期刊的办刊人通常是学会、协会、研究所、大学等学术机构下设的期刊编辑部或某些出版社中的期刊部，其在办刊过程中，除了要遵守国家相应出版管理机构的相关出版要求外，还要遵从所属或挂靠单位的各项工作要求。这就会涉及大量的行政材料和业务文件。这些文件建议由期刊编辑部负责人(如编辑部主任)按照下发文件的年份、文件下发单位和文件内容统一归类存档。对一些重要的文档，建议另存备份(如复印或者扫描后电子存档)，以免留存时间过长导致文件破损或丢失。另外，对这些行政文件，不能一览而过，甚至不看直接归档。其实，上级主管部门下发的材料，如近几年国家相关管理机构下发的各种涉及出版行业改革、科技期刊的提高国际提升力计划以及科技期刊在学术评价中的作用等方面的文件，无不与期刊发展息息相关。科技期刊编辑应亲自阅读并透彻了解文件内容，而不能道听途说，这也有利于科技期刊编辑制定个人的职业发展规划。
　　
　　二、稿件相关材料的归档工作
　　
　　按照稿件处理流程，稿件相关材料主要内容包括：收稿记录、作者信息、着作权协议书、稿件查收记录、编辑初审意见、专家审稿意见、退修意见、修回说明、编校稿件、核红准发等。这些工作是科技期刊编辑的主要工作，这些材料的归档工作尤为重要。早期，科技期刊一般都采用信件投稿，稿件的外审和编辑加工也都是在纸稿中进行，一般来说，与稿件相关的这些文字材料都需要保存5年。对一些投稿量和发文量大的期刊，受办公场所的限制，常年累计的这些材料无处存放或容易破损、丢失。目前，国内大部分期刊都采用了网络采编系统管理稿件，稿件的收稿工作、外审工作、退修工作等都通过网络进行，--般不受时间和地点的限制，在大大提高编辑工作的灵活性和工作效率的同时，也方便了稿件相关材料的存档工作，很多稿件相关材料直接可以电子归档，而且采编系统本身就可以作为一种稿件材料的档案管理软件使用。当然，我们也可以使用其他更专业的档案管理软件对这些材料进行归档工作。为了防止电子档案数据因为电脑操作不当或者其他原因(如病毒入侵)造成材料误删或者丢失，建议编辑部专门配备一台不联网电脑对这些文件进行备份保存，另外，也可以使用目前流行的云数据进行保存。
　　
　　现在很多科技期刊在保存以上这些文档的同时，也开始注重对这些文档进行分析、提炼。如通过对审稿人档案的调查和调整，优化队伍，建立一支专业门类较全面、学风正派、事业心强、认真负责的审稿队伍[3]。又如对英文审稿意见的汇总分析，科技期刊编辑可以了解稿件中常见的英文书写错误；再如对稿件统计学方法的审稿意见汇总分析，我们可以从一个统计学门外汉慢慢成为一个掌握基本统计方法的编辑人员。简单地说，对专家各种审稿意见的认真分析和学习，是提高编辑科学素质的一个快速有效的方法。现在很多期刊都加入了不同的数据库池，有些期刊被国外数据库收录。这些数据库一般每年都会给期刊一份数据引证报告。科技期刊编辑除留存这些材料作为档案保存，还要认真分析、挖掘引证报告，从中可以提炼出当前研究热点、未来科研发展动态等对期刊发展有意义的内容，科技期刊编辑可以根据这些内容有目的的约稿、组稿。所以，从这些意义上说，科技期刊编辑在归档工作之外，更要注意学习和分析一些重要的档案文件，不要让这些档案成为“死档”。
　　
　　三、稿件财务工作归档
　　
　　稿件财务主要涉及上级行政主管单位分配的办公经费、稿件相关经费(如审稿费、版面费、发行费等)、举办会议的会务费和其他一些费用。因为科技期刊编辑部受人事政策限制，一般不安排专门的财务人员，所以，这些经费的使用和管理一般由部门负责人直接负责，或者由部门负责人交付编务或者特定编辑负责。涉及经费的管理，不容出一点差错，所以一定要做好财务的归档工作。编辑部内负责财务的同志首先要按照国家和单位相关规定执行财务纪律，另外，一定要认真对不同经费材料进行分类管理，长期留档，对一些重要材料还要进行备份。如果发生工作交接，一定要在除交接对象之外第三人监督的情况下完成交接工作。同样通过对经费材料的分析，我们可以对部门工作提出更加经济有效的意见和建议。
　　
　　四、小结
　　
　　平时工作中，编辑除了涉及以上三大类工作之外，其实还有更多细节和繁琐的工作。如组稿工作中的邮件来往、专家拜访与作者的邮件沟通，编辑的业务培训、年终考核、职称评定，期刊的广告业务，期刊荣誉等。这些工作其实都涉及期刊全面质量管理和经营管理的方方面面[2]，所以，做好档案的管理工作，有利于促进科技期刊的发展。科技期刊除了要建立科学性的档案管理机制，还要充分利用现代各种先进技术，如云技术等，提高档案管理和利用的效率与安全。当然，更重要的是，我们一定要走出档案管理工作认识上的误区，不要以为科技期刊的档案管理工作只是简单的收发工作。科技期刊编辑在培养和提高档案管理意识的同时，一定要充分利用各种档案资料，分析并提炼对期刊发展有益的内容，让档案管理工作不仅仅只是资料的保存，更重要的是要让其成为信息的来源。
　　
　　参考文献
　　
　　[1]曲永利.巧立“期刊档案”提高期刊利用率[J].图书情报知识,1998(1).
　　
　　[2]李鑫.期刊社应做好档案管理工作[J].编辑学报,2005,17(1).
　　
　　[3]何英.建立审稿人档案优化审稿队伍[J].中国科技期刊研究,1999,10(2).

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